Trách nhiệm cá nhân là vấn đề hiện đang được công luận rất quan tâm.Kỳ họp Quốc hội vừa qua đánh dấu sự miễn nhiệm đầu tiên của một Bộ trưởng cũng có liên quan đến vấn đề trách nhiệm cá nhân. Đây là một vấn đề cũng đang rất nóng đối với các doanh nghiệp, nhất là các doanh nghiệp Việt Nam. Có chủ doanh nghiệp bộc bạch rằng, đối với ông, trách nhiệm cá nhân trong doanh nghiệp đang thực sự là một vấn nạn.
NgườiViệtNam chúng ta vốn bản tính hiền hòa, bao năm sống trong lũy tre làng, với văn hóa làng xóm đã khắc sâu tính tập thể trong mọi con người. Và rồi khi lớn lên chúng ta được giáo dục trên nềntảng một xã hội tập thể, xem nhẹ vai trò cá nhân.Trong chiến đấu chống giặc ngoại xâm, điều này là tuyệt vời, nó liên kết được sức mạnh của toàn dân tộc chống lại ngoại bang. Thế nhưng trong thời bình, dường như tính tập thể đã làm con người ta né tránh trách nhiệm. Ngay từ nhỏ khi còn đi học, các cô cậu học trò thường rủ nhau nghỉ học, với một tâm lý tất cả cùng làm chắc trách nhiệm sẽ nhẹ hơn vì thầy cô không thể phạt chung cả lớp được. Từ bé, chúng ta đã có thói quen lẩn tránh trách nhiệm cá nhân trong cái tập thể lớn đó. Và cái tâm lý trách nhiệm tập thể này đã đi theo chúng ta mãi tận sau này.Nhưng chúng ta quên mất một điều: một tập thể không thể chịu thay trách nhiệm cho cá nhân được. Và nếu tập thể có chịu trách nhiệm đi chăng nữa thì từng cá nhân cũng không cảm thấy lỗi đó là của mình, họ sẽ tự huyễn hoặc và lừa dối bản thân bằng cách suy nghĩ: hình như là đang nói về ai đó chứ không phải mình. Khi không cảm thấy trách nhiệm thì rất khó sửa chữa, khắc phục.
Quay lại chuyện SXKD trong doanh nghiệp. Thực trạng hiện nay, các doanh nghiệp nhỏ và vừa Việt Nam hay gặp phải là trách nhiệm và quyền hạn thường không được phân định rõ vàng. Khi sự cố xảy ra, không biết trách nhiệm thuộc ai giải quyết, tất cả đều chờ sếp phán xét.Rồi, sợ trách nhiệm nênđùn đẩy nhau, né tránh dãn đến hậu quả sự cố không lo giải quyết mà toàn lo tranh cãi xem trách nhiệm của ai, của bộ phận nào. Kết quả quả cuối cùng là Công ty vẫn bị thiệt hại và việc lớn hơn là không có gì đảm bảo rằng lần sau sẽ không lặp lại những lỗi tương tự nữa.
Một trong các công cụ để làm rõ trách nhiệm, quyền hạn trong công việc đó là việc ứng dụng quản lý theo hệ thống ISO 9001:2000 hay việc đưa các bản mô tả công việc của từng vị trí, bộ phận cùng quy trình tương tác theo các quá trình trong Công ty và áp dụng. Nếu chúng ta chưa có thể xây dựng được toàn bộ hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 thì hãy đưa ngay phần quy trình tương tác và cá bản mô tả trách nhiệm quyền hạn vào áp dụng ngay. Sau này, nó sẽ là nền tảng thuận lợi cho việc xây dựng hệ thống ISO hay hệ thống quản lý nhân sự tại doanh nghiệp mình. Trong các doanh nghiệp nhỏ và vừa, một cá nhân thường phải kiêm nhiệm nhiều hơn một vị trí. Vì thế, ở đây cần chú ý trách nhiệm và quyền hạn, hãy lập cách phân thân trong trường hợp này. Quan điểm ở đây cần tiếp cận trên nền vị trí công việc mà cá nhân nắm giữ chứ không phải tiếp cận trên nền cá nhân ai đó. Thí dụ, anh Nguyễn Văn A làm tổ trưởng đóng gói kiêm tổ trưởng chế biến. Khi sự cố xảy ra ở bộ phận chế biến thì vị trí tổ trưởng chế biến chịu trách nhiệm, còn vị trí tổ trưởng đóng gói thì không liên can, mặc dù anh Nguyễn Văn A phụ trách cả 2 tổ.
Trong quá trình áp dụng cách quản lý theo sự phân định trách nhiệm quyền hạn thường vẫn bị rơi vào tình trạng các sự cố hay lặp lại. Vấn đề không phải là ở hệ thống ISO hay các bảng phân định trách nhiệm quyền hạn có vấn đề mà đa phần là chúng ta xử lý sự cố chưa đúng. Thường tâm lý con người, nhất là người Việt Nam hay sợ trách nhiệm nên khi sự cố xảy ra cũng có ngồi họp, phân tích tìm nguyên nhân đấy nhưng lại hay sa vào việc đùn đẩy xem xét trách nhiệm thuộc về ai. Lúc đầu, khi hệ thống mới thành lập thì không tránh khỏi các lỗ hông nên họp rất dễ theo hướng tranh cãi kịch liệt hay chiều ngược lại là “dĩ hòa vi quý”s hoặc tại các yếu tố khách quan bên ngoài, nghĩa là ai cũng cảm thấy thanh thản sau cuộc họp. Đó là điều nguy hiểm trong quản lý điều hành, khi mà người phạm lỗi không còn cảm giác áy láy vì làm sai nữa. Ở đây chúng ta cần học cách xử lý tình huống theo phong cách quản lý của Nhật Bản. Khi sự cố xảy ra, việc đầu tiên là các bộ phận liên quan cùng nhau bàn bạc để tìm cách xử lý sự cố, không để ảnh hưởng của nó lan ra. Sau khi sử lý xong mới bình tâm ngồi xem xét, phân tích để những lỗi đó lần sau không có nguy cơ tái diễn nữa. Sau cùng mới là truy xét đến trách nhiệm cá nhân người, bộ phận gây ra lỗi. Chúng ta đừng quên nguyên lý 80/20, 80% lỗi gây ra là do lãnh đạo, chỉ có 20% là do người thừa hành. Lãnh đạo phải dám dũng cảm nhận trách nhiệm chứ không nên đổ lỗi cho cấp thừa hành. Mục đích quan trọng nhất cần đạt được là để lần sau các lỗi tương tự không lặp lại hay có thể rút kinh nghiệm, phòng ngừa cho những lỗi khác xảy ra.
Từng bước một, bằng một hệ thống quản lý theo ISO, tập dần mọi người gắn với trách nhiệm của vị trí công việc mình đảm trách. Việc này phải thường xuyên duy trì cho đến khi nó ăn vào máu, thay đổi quan hệ cố hữu về việc đùn đẩy trách nhiệm cho tập thể và cũng đừng quên trách nhiệm luôn gắn liền với quyền hạn và quyền lợi. Vạn sự khởi đầu nam, nếu không đi, chúng ta sẽ không bao giờ đến, không bắt đầu sẽ không khi nào được thành quả. Và điều cuối cùng phải kiên trì, đừng bỏ dở giữa chừng, nếu chúng ta nhận thấy điều đó là cần thiết và phải làm.