ChúngTa.com

Theo sự tiến triển của doanh nghiệp, các phương thức quản trị doanh nghiệp cũng dần dần thay đổi ngày càng mang tính khoa học hơn. Nhưng vấn đề là phải vận dụng mỗi phương thức cho phù hợp hoàn cảnh.

Khi thành lập một doanh nghiệp, chủ nhân phải bố trí người, tiền của và xưởng của mình và điều khiển cho tất cả chạy ăn khớp với nhau theo một cách nào đó để chúng tạo ra sản phẩm hay dịch vụ.

Tiến triển

Cách làm ban đầu của chủ nhân là dựa trên tài năng bẩm sinh của mình mà điều khiển các thứ trên như mình thấy thuận tiện nhất; dựa vào những người mình tin tưởng là chính. Có người thì không cần phải có giấy tờ chi cả. Khi không thích thì làm lại, tiện lắm! Đó là cách quản trị kinh doanh theo sự thuận tiện.

Mọi doanh nghiệp đều bắt đầu với cách quản trị ấy và những ai không cần mở rộng, như một quán ăn ngon, một hiệu may đẹp thì họ sẽ giữ cách này mãi. Thế nhưng đối với những doanh nghiệp ăn nên làm ra, và muốn phát triển lớn thì phải cần nhiều người và sẽ không tìm ra đủ người tin tưởng, do đó chủ nhân phải thay đổi cách quản trị.

Từ thuận tiện, ông phải chuyển sang khoa học. Ông lập ra những thủ tục, hay quy trình cho việc quản trị kinh doanh; ghi vào các cẩm nang để cho mọi người áp dụng. Dựa vào các quy trình, ông cử người kiểm soát xem các đơn vị trong công ty có làm theo đúng không (kiểm soát nội bộ), rồi thuê người ngoài kiểm tra xem việc chi thu tiền bạc được ghi thế nào (kiểm toán viên độc lập) và theo dõi tiến độ công việc thực hiện qua số tiền chi và thu thực tế so với bản ngân sách hàng năm.

Với việc ghi các quy trình thành cẩm nang, việc quản trị trở nên như một cái khuôn, ông ta có thể bê nó đi từ xưởng này sang xưởng khác và cả hai cái đều được điều khiển y như nhau. Cách quản trị theo khoa học hình thành vào những năm 1920 và hoàn thiện sau năm 1950 ở các nước phát triển.

Khi lên đến mức này, ông chủ không nắm quyền quản trị nữa mà giao cho các quản trị viên làm thuê. Cách quản trị này đến khoảng 1980 được nâng cao lên một bậc với việc ISO hoá và ta tạm gọi là cách quản trị theo khoa học tiên tiến.

Vào đầu những năm 1990, khi cuộc chiến tranh lạnh chấm dứt, các công ty ở Mỹ bắt đầu bán bớt một phần công ty đi và cắt giảm đáng kể nhân công để công ty hoạt động hữu hiệu hơn, đem lại lời lãi nhiều hơn. Họ có thể thay đổi ban giám đốc, bán tài sản không sử dụng hết, thuê bên ngoài làm các công việc hành chính (out sourcing), sắp xếp lại bộ phận mua bán, tiếp thị và phân phối (re-engineering), thay đổi cơ cấu vốn và nợ, chuyển địa điểm sản xuất đến những nơi rẻ hơn...

Tất cả những việc này được thực hiện trên nền tảng của cách quản trị theo khoa học, hay khoa học tiên tiến.

Tình hình ở ta

Các công ty xuất hiện đầu tiên ở ta là quốc doanh. Ở đó không có cách quản trị theo khoa học mà chỉ có theo sự thuận tiện, xét theo nhiều yếu tố. Các công ty tư nhân xuất hiện sau năm 1990 thì đại đa số là do chủ nhân bỏ vốn và điều hành; tất nhiên họ cũng quản trị theo sự thuận tiện.

Khi sản xuất và giáo dục đại học của ta tiếp xúc với bên ngoài thì chúng ta tiếp cận với cách quản trị khoa học tiên tiến và họ đang thảo luận về tái cơ cấu. Thấy chúng cũng cần cho mình, ít ra về từ ngữ, chúng ta học ngay mà quên tình trạng quản trị kinh doanh của mình đang là theo sự thuận tiện! Quyển sách Tái lập công ty trở thành sách gối đầu giường của không ít doanh nhân, tái bản tới bảy lần!

Rồi ISO được đem vào! Chẳng hề biết rằng nó là một thể thức nhằm giữ chất lượng sản phẩm không thay đổi và nền tảng của nó là quản trị theo khoa học. Nó không dạy người ta cách phân tích để ấn định cơ cấu và cơ chế của doanh nghiệp, lập thành các quy trình, viết vào cẩm nang điều hành mà nó chỉ củng cố và bổ sung các quy trình đang có tại một doanh nghiệp. Nó cũng không áp dụng cho mọi quy trình mà chỉ cái nào chủ nhân chọn.

ISO giống như một cái khuôn gói bánh chưng, nó đòi hỏi cái bánh chưng phải đã được gói chặt tay, nay áp khuôn vào để bẻ góc cái bánh cho vuông vắn thì mười cái như một. Trong cách quản trị theo sự thuận tiện thì cái bánh chưng gói chưa chặt tay, như cái bánh của cô con gái gói lần đầu, nên có áp khuôn vào thì cũng chưa có cái bánh vuông vắn!

Phí phạm là ở đó. Nếu phải nâng tài gói bánh của cô con gái lên cho cô biết gói chặt tay rồi mua khuôn; thì doanh nghiệp cũng phải chuyển đổi cách quản trị từ thuận tiện sang khoa học thì ISO mới đáng tiền đáng của. Đây là một vấn đề về nhận thức.

Nền kinh tế Việt Nam đang hội nhập, phải toàn cầu hoá và các doanh nghiệp cảm thấy phải cơ cấu lại. Tuy nhiên, chúng ta sẽ không thể tái cơ cấu theo cách làm của công ty ở nước ngoài vì trình độ quản trị kinh doanh khác nhau.

Chúng ta phải chuyển đổi cách quản trị đã rồi mới nói đến tái cơ cấu như họ. Ta phải biết rằng vươn tay ra ngoài, dù mình có lớn; nhưng dưới chân là một vũng lầy tích chứa những vấn đề do cách quản trị thuận tiện gây ra thì chẳng bao lâu sẽ thấy cố gắng của mình là phí phạm.