ChúngTa.com

Lựa chọn một mô hình thiết kế bộ máy tổ chức thích hợp cho doanh nghiệp là đòn bẩy thứ hai có thể giúp doanh nghiệp giải quyết vấn đề hợp tác.

Nếu gọi văn hóa doanh nghiệp là đòn bẩy tinh thần để gắn kết tập thể và cá nhân với nhau, thì mô hình tổ chức cho chúng ta biết của cải vật chất và dòng thông tin di chuyển như thế nào khi doanh nghiệp tiến hành hoạt động kinh doanh.

Mô hình tổ chức thứ bậc phân theo chức năng tồn tại lâu đời trong xã hội loài người. Nếu có dịp thăm viếng lăng vua Tự Đức ở Thừa Thiên-Huế hay dinh của Tổng thống Washington ở bang Virginia, Mỹ, bạn sẽ nhận ra cả phương Đông lẫn phương Tây đều áp dụng cơ cấu tổ chức này. Thương trường là chiến trường! Có lẽ vì thế khi thành lập doanh nghiệp, hầu hết các ông chủ đều sắp xếp các bộ phận theo chức năng như phòng kế toán, phòng sản xuất, phòng nhân sự, kế hoạch. Khi mở rộng kinh doanh về ngành nghề và khu vực địa lý, doanh nghiệp nhân rộng mô hình chức năng theo lẽ tự nhiên. Các tổng công ty thuộc sở hữu nhà nước gần đây được tổ chức theo mô hình “mẹ con” gồm tổng công ty và các đơn vị thành viên. Trong đó, mỗi đơn vị có đầy đủ các bộ phận theo mô hình chức năng.

Mô hình tổ chức theo chức năng:

Mô hình chức năng giúp doanh nghiệp nâng cao tính chuyên sâu trong công việc của nhân viên, nhất là ở các công ty dịch vụ kỹ thuật như tư vấn thiết kế, y tế, ngân hàng… Rõ ràng, nếu gom hết kỹ sư về phòng kỹ thuật dễ làm cho họ nâng cao tay nghề thông qua học hỏi lẫn nhau trong công việc chuyên môn. Ngoài ra, chênh lệch trình độ tay nghề, kinh nghiệm giữa các kỹ sư vô hình trung phân chia họ thành thứ bậc. Vì thế, mỗi cá nhân cảm thấy có nhu cầu phát triển bản thân thông qua đầu tư vào việc học tập, nghiên cứu để nâng cao trình độ và để được thăng tiến theo nấc thang nghề nghiệp. Tuy nhiên, nếu các kỹ sư, các chuyên viên cùng làm việc với nhau, sản phẩm họ nghiên cứu chế tạo ra đôi khi không phù hợp với thị hiếu khách hàng. Ngoài ra, rất phổ biến tình trạng các bộ phận tiếp thị, kế toán không kịp thời cung ứng, chia sẻ nguồn lực cho bộ phận kỹ thuật chỉ vì không hiểu hoặc thiếu thông tin về tầm quan trọng của sản phẩm hay dịch vụ nhóm này đang nghiên cứu. Kết quả là tính phối hợp lẫn nhau giữa các bộ phận dễ bị ảnh hưởng.

Phương tiện giao thông vận tải, công nghệ truyền thông và cả thị trường vốn phát triển làm bùng nổ thương mại toàn cầu. Dựa trên nền tảng công nghệ thông tin và mạng Internet, các doanh nghiệp có cơ hội bành trướng về quy mô và phạm vi hoạt động ra toàn thế giới. Đây chính là lý do khiến các doanh nghiệp lớn của Mỹ như GM, DuPont… trong thế kỷ 20 hầu hết đã chuyển sang mô hình tổ chức bộ phận. Hơn nữa, sắp xếp doanh nghiệp theo từng đơn vị tác chiến riêng biệt với đầy đủ các chức năng có thể tăng cường tính phối hợp và lưu chuyển thông tin trong toàn hệ thống. Nếu phân các kỹ sư sản xuất cùng đội với bộ phận bán hàng, họ sẽ nhanh chóng nhận biết sự thay đổi “khẩu vị” của khách hàng hơn là bố trí họ làm việc cùng với đội ngũ chuyên môn. Tính cạnh tranh giữa các đơn vị thúc đẩy sáng tạo. Nếu một công ty của Mỹ ở khu vực châu Á - Thái Bình Dương có sáng kiến hoặc phát minh làm lợi cho doanh nghiệp, các đơn vị khác của công ty này ở Bắc Mỹ, châu Âu sẽ có động cơ áp dụng thực tiễn kinh doanh đó vào khu vực của mình. Tuy vậy, cũng nên nói thêm rằng tổ chức theo mô hình này dễ làm thui chột tay nghề của các kỹ sư vì con đường thăng tiến của họ không rõ ràng. Nhiều người từ chuyên môn kỹ thuật chuyển sang làm kinh doanh cũng một phần vì lý do này.

Mô hình tổ chức theo bộ phận:

Do mỗi loại hình tổ chức có các ưu điểm khác nhau, lựa chọn mô hình tổ chức theo chức năng hay bộ phận vẫn còn nhiều tranh luận trong giới quản lý doanh nghiệp. Tuy vậy, đi theo mô hình nào, chủ doanh nghiệp cũng phải giải quyết bài toán phối hợp để tài sản và thông tin luân chuyển xuyên qua ranh giới các phòng ban hay các bộ phận trong doanh nghiệp. Đây cũng là một trong những quyết định quan trọng thuộc về chức năng của ban giám đốc cũng như các trưởng đơn vị. Ngoài ra, để có quyết định đúng và kịp thời trong kinh doanh, quản lý cấp trên còn phải phụ thuộc vào các báo cáo từ cấp dưới chuyển lên nhanh chóng và chính xác. Công ty Hewlett Packard có một ví dụ điển hình liên quan đến sự việc này. Do thành lập bộ phận sản xuất máy in và sản xuất mực in thành hai đơn vị khác nhau, các quản lý xí nghiệp sản xuất máy in đã không nghĩ đến việc tính giá bán máy in làm ảnh hưởng đến tốc độ tiêu thụ ống mực. Nhận ra vấn đề này, các quản lý cấp cao khi nhận báo cáo luôn chú ý đến tính phối hợp giữa các bộ phận.

Ngoài việc để tâm đến tính phối hợp, quản lý doanh nghiệp còn phải chú ý đến độ chính xác của thông tin khi đi qua các tầng trong tổ chức. Doanh nghiệp càng lớn, cơ cấu tổ chức càng nảy sinh nhiều tầng lớp làm cho thông tin khó giữ được tính trung thực tuyệt đối khi đến cấp quản lý cao nhất. Nghiên cứu của Công ty IBM (Mỹ) phát hiện rằng cứ di chuyển lên một bậc, có 20% tin xấu về tình hình sản xuất và kinh doanh bị mất đi khỏi báo cáo. Vì vậy, lúc đến tay Tổng giám đốc IBM, chỉ còn là những tin tốt đẹp!