ChúngTa.com

Tác giả: Barbara Minto
Công ty cổ phần Tinh Văn với hỗ trợ của Công ty cổ phần Doanh nhân 360
Nhà xuất bản: Nxb Trẻ
Năm xuất bản: tháng 6/2008
Số trang: 360
Kích thước: 16x24 cm

“Nguyên Lý Kim Tự Tháp Minto” được phát triển dựa trên kinh nghiệm làm việc của tác giả - Barbara Minto - tại McKinsey & Company, Inc.

Hiện nay, bà điều hành Công ty riêng của mình - Minto International, Inc. - chuyên cung cấp dịch vụ đào tạo, huấn luyện Nguyên lý Kim tự tháp cho các hãng tư vấn nổi tiếng tại Mỹ và châu Âu cũng như các tổ chức lớn của chính phủ.

Cuốn sách cung cấp những kiến thức bổ ích giúp chúng ta nắm vững các kỹ năng viết, đọc, tư duy, thuyết trình hay giải quyết vấn đề. Cuốn sách này được đưa vào chương trình giảng dạy của nhiều trường đại học và trung học tại Mỹ và cũng được các hãng tư vấn lớn trên thế giới sử dụng như một cuốn giáo trình thiết thực.

Về công ty tư vấn quản trị kinh doanh McKinsey

Nói đến McKinsey là nói về quản trị, cũng như khi nhắc đến Cartier, người ta nghĩ ngay đến nữ trang. Không một công ty tư vấn nào nổi tiếng, được săn đón và thành công bền vững như McKinsey & Company. Đội ngũ chuyên gia chiến lược ưu tú của công ty đã huấn luyện được nhiều CEO hàng đầu thế giới.

McKinsey & Company được thành lập năm 1923 và trở thành công ty tư vấn chiến lược kinh doanh thành công nhất thế giới. Hiện tại, công ty có 75 văn phòng (con số này liên tục tăng thêm) trên khắp thế giới với số chuyên gia làm việc lên đến 4500 người. Có thể chắc chắn rằng đây là công ty tư vấn uy tín nhất thế giới. McKinsey đã tư vấn cho hầu hết những công ty trong danh sách 100 công ty hàng đầu được tạp chí Fortune bình chọn, cũng như nhiều cơ quan của bang và liên bang tại Mỹ và thậm chí cả chính phủ của một số nước khác. McKinsey đã trở thành một thương hiệu trong thế giới kinh doanh toàn cầu.

Những huyền thoại trong kinh doanh đã phát triển các phương pháp tư duy, nâng cao khả năng tư duy sắc bén và sự nhanh nhạy của mình tại McKinsey. Các nhân tài kiệt xuất của những tập đoàn lớn như Lou Gerstner của IBM và Harvey Golub của American Express cũng ứng dụng những tư duy chiến lược mà họ học được từ McKinsey vào việc điều hành các công ty tầm cỡ thế giới của họ.

Nguyên tắc kim tự tháp Minto ra đời trong ngữ cảnh hoạt động của công ty McKinsey ban đầu như một cách thức viết và tư duy các vấn đề kinh doanh của nội bộ công ty McKinsey. Về sau, do tính chất hữu ích và phổ quát, phương pháp đã được truyền tải bằng các cuốn sách và khóa học của tác giả Barbara Minto tới bất kỳ ai muốn rèn luyện thêm năng lực viết, suy nghĩ, giải quyết vấn đề.

Lời giới thiệu

Chúng ta đang sống ở thời đại mà tri thức đã được thừa nhận là thứ tài sản quý báu nhất, nguồn lực cơ bản của mọi sự thay đổi. Đối với cá nhân, những thành tích, ưu thế quan trọng cho cuộc sống từ mức lương cao hơn cho đến có thêm thời gian cho nghỉ ngơi, thư giãn đều dựa trên việc dùng tri thức. Đối với tổ chức, việc không ngừng chia sẻ, khai thác và sáng tạo dựa theo tài sản tri thức đem lại lợi thế cạnh tranh hàng đầu.

Để thích nghi với thời cuộc chia sẻ và làm việc với tri thức ngày một gia tăng, mỗi người đòi hỏi phải phát triển, hoàn thiện các kỹ năng cơ bản làm việc với thông tin. Tương lai tốt đẹp sẽ chỉ thuộc về những ai biết cách khai thác sức mạnh của trí não, biết nắm bắt và vận dụng một khối lượng thông tin khổng lồ. Nếu không có kỹ năng sử dụng thông tin tốt thì việc có nhiều thông tin: cả thông tin hữu ích lẫn với thông tin vô ích, thông tin lạc hậu chỉ càng có hại.

Trên thực tế, vẫn còn rất nhiều người chưa nhận thức hoặc có thái độ không quan tâm đến nâng cao chất lượng các kỹ năng thông tin của mình đáp ứng các yêu cầu mới. Những người khác thì thiếu phương pháp làm việc chuyên nghiệp, khoa học nên luôn ở tình trạng ngập đầu trong thông tin, không đủ thời gian làm chủ không gian thông tin quanh mình.

Trước tình hình đó, cuốn sách Nguyên lý kim tự tháp Minto: trong việc viết, tư duy, giải quyết vấn đề và trình bày của nữ tác giả Barbara Minto bàn về kỹ năng thông tin, tổ chức ý tưởng đã ra đời.

Cuốn sách là tổng kết của tác giả sau hơn 30 năm bà làm việc tại công ty tư vấn quản trị quốc tế Mckinsey & Company, nơi người lao động phải làm việc với nguồn thông tin, tri thức một cách hiệu quả với cường độ cao, đặc biệt là trong việc viết tài liệu, thuyết trình, phân tích, trình bày vấn đề và lựa chọn giải pháp cho khách hàng.

Để đưa ra được mô hình này, tác giả đã sử dụng các kết quả nghiên cứu tâm lý học về hoạt động của tư duy như cơ chế ghi nhớ dựa trên sự liên hệ, giới hạn khả năng xử lý thông tin của não.

Đây thực sự là công cụ hữu hiệu giúp chúng ta nắm vững các kỹ năng đọc, viết, tư duy, thuyết trình và giải quyết vấn đề.
- Trong việc truyền thông (viết): làm sao truyền đạt được ý tưởng của mình để người khác hiểu nó tốt nhất.
- Trong việc tư duy: các kết luận, dẫn chứng đưa ra rõ ràng, đầy đủ
- Trong giải quyết vấn đề: làm thế nào tập trung vào phát hiện và giải quyết những vấn đề cơ bản nhất

Cuốn sách có nhiều ví dụ chủ yếu được lấy từ thực tế tư vấn quản trị của tác giả tại công ty Mckinsey & Company nên rất thiết thực cho những ai đang làm việc trong lĩnh vực quản trị kinh doanh. Còn các ý tưởng chính của bà lại có khả năng áp dụng rộng rãi ở bất kỳ đâu, ngành nào và cho bất cứ ai bởi vì cách tiếp cận vừa khoa học lại vừa đơn giản, thực tế. Cuốn sách cũng đã được nhiều giáo sư giới thiệu cho sinh viên ở nhiều nước, được gợi ý đưa vào giảng dạy ở trường trung học của Mỹ, và cũng đã được các hãng tư vấn lớn sử dụng làm công cụ làm việc.

Để giúp bạn đọc nắm bắt được các kỹ năng trong việc viết, tư duy và giải quyết vấn đề một cách logic, Công ty cổ phần Tinh Văn đã kết hợp cùng nhóm dịch Doanh Nhân 360 và NXB Trẻ tổ chức chuyển ngữ cuốn sách này ra tiếng Việt.

Chúng tôi hy vọng các nội dung của cuốn sách sẽ giúp bạn đọc nâng cao được năng suất lao động trí óc của mình, đem lại thay đổi thiết thực trong công việc và trở nên thành công hơn trong cuộc sống.

Xin trân trọng giới thiệu cùng bạn đọc cuốn sách hữu ích này!

Bùi Quang Minh
Giám đốc Công ty cổ phần Doanh nhân 360

Mục lục

Lời giới thiệu
Lời nói đầu

PHẦN 1. LOGIC TRONG VIẾT LÁCH

Giới thiệu phần 1: Logic trong viết lách

1. VÌ SAO CÓ CẤU TRÚC KIM TỰ THÁP?

Sắp xếp thành khối kim tự tháp
Trật tự từ trên xuống dưới
Suy nghĩ từ đáy lên trên

2. CẤU TRÚC BÊN TRONG KHỐI KIM TỰ THÁP

Mối quan hệ theo chiều dọc
Mối quan hệ theo chiều ngang
Mạch giới thiệu vào đề

3. LÀM THẾ NÀO ĐỂ TẠO RA CẤU TRÚC KIM TỰ THÁP?

Triển khai từ trên xuống dưới
Triển khai từ dưới lên trên
Lời khuyên cho người mới bắt đầu

4. NHỮNG ĐIỂM CẦN CHÚ Ý KHI VIẾT PHẦN GIỚI THIỆU

Hình thức một câu chuyện
. Vì sao cần một câu chuyện
. Nên bắt đầu tình huống ở đâu?
. Nút thắt là gì?
. Vì sao lại có trật tự ấy?
. Ý nhỏ sẽ kể về gì?
. Câu chuyện sẽ dài bao nhiêu?
. Có cần giới thiệu cho các ý nhỏ không?
Một số mẫu thông dụng
. Đưa ra chỉ dẫn
. Tìm kiếm đồng tình trong sử dụng tiền bạc
. Giải thích câu hỏi “Làm thế nào”
. Lựa chọn giải pháp hợp lý
Một số mẫu thông dụng dành cho tư vấn
. Thư đề xuất
. Bản đánh giá tiến độ thực hiện

5. SỰ KHÁC NHAU GIỮA DIỄN DỊCH VÀ QUY NẠP

Suy luận diễn dịch
. Dùng suy luận diễn dịch như thế nào?
. Khi nào dùng suy luận diễn dịch?
Suy luận quy nạp
. Dùng suy luận quy nạp như thế nào?
. Suy luận quy nạp khác diễn dịch như thế nào?

PHẦN 2. LOGIC TRONG VIỆC TƯ DUY

Giới thiệu phần 2: Logic trong việc tư duy

6. NHÓM THEO TRẬT TỰ LOGIC

Trật tự theo thời gian
. Phân biệt nguyên nhân với kết quả
. Tìm ra quy trình đơn giản
Trật tự theo cấu trúc
. Tạo ra cấu trúc
. Mô tả cấu trúc
. Gợi ý những thay đổi với một cấu trúc
. Sử dụng khái niệm để làm rõ ý
Trật tự theo mức độ
. Tạo các nhóm ý phân loại hợp lý
. Phát hiện các nhóm ý phân loại bất hợp lý

7. TÓM LƯỢC MỘT NHÓM Ý

Tránh những khẳng định vô nghĩa
Trình bày kết quả của hành động
. Diễn đạt cụ thể, rõ ràng
. Phân biệt các cấp hành động
. Tóm tắt trực tiếp
Tìm kiếm tương đồng trong các kết luận
. Tìm sự tương đồng về cấu trúc
. Tìm các mối liên hệ gần gũi
. Tạo bước nhảy diễn dịch

PHẦN 3. LOGIC TRONG VIẾT GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ

Giới thiệu phần 3. Logic trong viết giải quyết vấn đề

8. XÁC ĐỊNH VẤN ĐỀ

Mẫu định nghĩa vấn đề
. Giới thiệu thành phần của vấn đề
. Chuyển thành lời giới thiệu
Trình bày vấn đề
. Trạng thái ban đầu
. Diễn biến gây lo ngại
. Kết quả không mong đợi (R1)
. Kết quả mong đợi (R2)
Tìm kiếm câu hỏi
Chuyển vào phần giới thiệu
Ví dụ thực tế

9. CẤU TRÚC BẢN PHÂN TÍCH VẤN ĐỀ

Làm việc với dữ liệu
Đưa ra các mẫu chẩn đoán
. Trình bày theo cấu trúc vật lý
. Trình bày theo nguyên nhân và kết quả
. Phân loại các nguyên nhân có thể
Ứng dụng mẫu chẩn đoán vấn đề
. Vấn đề cần tư vấn của khách hàng
. Phương pháp phân tích
Xây dựng các cây logic
. Đề xuất các giải pháp giải quyết vấn đề
. Phát hiện thiếu sót trong các nhóm ý
Trình bày bản phân tích vấn đề
. Lịch sử
. Những quan niệm sai lầm

PHẦN 4. LOGIC TRONG VIỆC TRÌNH BÀY

Giới thiệu phần 4. Logic trong việc trình bày

10. TRÌNH BÀY KHỐI KIM TỰ THÁP LÊN GIẤY

Làm nổi bật cấu trúc
. Các tiêu đề theo trật tự phân cấp
. Các ý được gạch chân
. Đánh số thập phân
. Trình bày thụt lề
. Chấm - gạch đầu dòng

Trình bày chuyển tiếp giữa các nhóm ý
. Kể một câu chuyện
. Tham chiếu quá khứ
. Các phần tóm tắt
. Viết kết luận đầy đủ
. Trình bày các bước tiếp theo

11. TRÌNH BÀY KHỐI KIM TỰ THÁP LÊN MÀN HÌNH

Thiết kế slides dạng văn bản
. Điều bạn nói
. Điều bạn trình chiếu
Thiết kế slides dạng hình
Xây dựng kịch bản

12. TRÌNH BÀY KHỐI KIM TỰ THÁP VĂN XUÔI

Sáng tạo ra hình ảnh
Chuyển hình ảnh thành từ ngữ

Phụ lục A. GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ THEO TÌNH HUỐNG PHI CẤU TRÚC

Phép tương tự có tính phân tích
Phép tương tự có tính khoa học
Sinh ra giả thuyết
Đưa ra các thực nghiệm

Phụ lục B. CÁC VÍ DỤ VỀ CẤU TRÚC PHẦN GIỚI THIỆU

Các kiểu giới thiệu phổ biến
. Liệu chúng ta có nên làm cái mình đang nghĩ?
. Chúng ta có vấn đề nào không?
. Chúng ta nên chọn giải quyết nào?

Các kiểu giới thiệu khó
. Đề xuất các bước để giải quyết vấn đề
. Cân nhắc các giải pháp
Miêu tả sự thay đổi tới quá trình
. Khi người đọc biết cả quá trình cũ và quá trình mới
. Khi người đọc biết chút ít hoặc không biết

Phụ lục C. TÓM TẮT NHỮNG ĐIỂM MẤU CHỐT ĐƯỢC ĐỀ CẬP TRONG CUỐN SÁCH

Lời nói đầu

Năm 1973, tôi đã xuất bản một bộ sách gồm 6 cuốn mang tên: “Nguyên lý kim tự tháp”. Bộ sách đưa ra những phương pháp mới nhằm giúp các bạn thực hiện việc viết các văn bản một cách rõ ràng, mạch lạc hơn, đặc biệt trong các loại văn bản có tính chất tham khảo, tư vấn. Điều dễ nhận thấy là chính cuốn sách này cũng được xây dựng theo cấu trúc kim tự tháp nên rõ ràng, dễ hiểu mà nếu viết theo cách khác thì sẽ khó hiểu hơn.

Các ý trong khối kim tự tháp thể hiện rõ phương pháp tư duy nhất định (diễn dịch, quy nạp, song hành), điều này giúp xác định được nguyên tắc chung của chúng. Vậy nên để có một bài viết rõ ràng, mạch lạc, hãy xây dựng suy nghĩ của bạn theo cấu trúc kim tự tháp và kiểm tra lại các nguyên tắc trước khi đặt bút viết.

Những ý tưởng này đã nảy sinh trong thời gian tôi làm việc tại hãng Mckinsey & Company, Công ty tư vấn quản lý quốc tế, trụ sở đầu tiên ở Cleveland sau đó chuyển tới London. Năm 1963, tôi là một trong 8 nữ học viên đầu tiên tốt nghiệp Trường Kinh doanh Havard năm được McKinsey chọn vào vị trí chuyên gia tư vấn đầu tiên của hãng. Mckinsey đã nhanh chóng nhận ra tôi không có khả năng tính toán các số liệu nhưng lại có tố chất của một người cầm bút có triển vọng. Bởi vậy họ đã điều tôi đến London làm việc cùng với những người châu Âu đang đau đầu với việc viết văn bản tiếng Anh.

Thật thú vị là khi bắt đầu nghiên cứu các tài liệu về cách viết văn bản, tôi đã khám phá ra rằng, trong khi có cả một số lượng sách khổng lồ nói về việc làm sao để viết được những câu văn hay, đoạn văn mạch lạc thì lại không hề có một tài liệu nào đề cập về cách làm thế nào để truyền đạt những câu văn, đoạn văn đó. Không có cuốn sách nào nhắc tới các chủ đề đã được đề cập như: "Tính logic" hay “Dàn ý logic". Tôi cứ phân vân làm sao có thể phân biệt được một dàn ý logic với một dàn ý thiếu logic và tôi tự đặt ra mục tiêu là phải tìm được câu trả lời. Và kết quả tôi khám phá ra chính là khối kim tự tháp.

Cấu trúc khối kim tự tháp được áp dụng cho bất kỳ tài liệu nào nhằm đạt mục đích cuối cùng là trình bày ý tưởng một cách rõ ràng. Để minh họa, tôi xin đưa ra một ví dụ rất đơn giản "trước" và “sau” khi áp dụng cấu trúc kim tự tháp.

Người viết sắp xếp mọi việc theo trình tự đã xảy ra:

Jond Collins (JC) gọi điện nói rằng anh ta không thể đến dự cuộc họp lúc 3h được. Hal Johson (HJ) nói anh ta có thể đến cuộc họp muộn hơn, hay thậm chí là vào hôm sau. Nhưng mãi đến sau 10h30, thư ký của Don Clifford (DC) mới nói rằng phải đến cuối ngày mai Clifford mới trở về từ Frankfurt. Phòng họp đã được đặt vào ngày mai, nhưng ngày thứ 5 thì lại trống. 11h ngày thứ 5 có lẽ là thời điểm thích hợp. Liệu thời gian đó có tiện cho anh không?

Trình tự được sắp xếp theo khối kim tự tháp:

Chúng ta có thể dời cuộc họp hôm nay sang 11h00 ngày thứ 5 được không? Điều này sẽ thuận tiện hơn cho Collins và Johnson, lúc đó Clifford cũng đã trở về. Đó cũng là thời điểm phòng họp trống.

Năm 1967, một vài người đã biết đến khái niệm này, nhưng ở McKinsey tôi luôn có những ý tưởng hay mà với chúng, tôi biết được những thiếu sót của mình để từ đó khắc phục nhằm đạt được đúng như ý muốn. Ngày nay, cuốn Nguyên lý kim tự tháp Minto trở thành một tiêu chuẩn mà hãng Mckinsey áp dụng vào việc huấn luyện nhân viên của mình, đồng thời được thừa nhận như một phần thiết yếu trong công việc của mọi người tại hãng.

Năm 1973, tôi rời McKinsey để mở công ty riêng nhằm truyền đạt các ý tưởng này một cách rộng rãi hơn. Cho tới nay, tôi đã giảng nguyên lý Kim tự tháp cho khoảng 10.000 người trên toàn thế giới, cả các hãng tư vấn và các công ty tư nhân. Tôi cũng đã xuất bản cuốn sách này (năm 1981 và 1987), và phát triển một khóa học qua video (1981), một phần mềm máy tính (1985). Năm nay, tôi sẽ hoàn thành một phiên bản mới của khóa học qua video.

Tôi rất vui khi nói rằng, Nguyên lý kim tự tháp Minto đã trở thành nguyên lý thông dụng trong việc tư vấn, về cơ bản, khái niệm kim tự tháp đã được tham khảo và kết hợp chặt chẽ trong các khóa học tại nhiều nơi. Kinh nghiệm giảng dạy và công việc gần đây đã giúp tôi hiểu biết sâu sắc, vững chắc cho phép tôi phát triển, mở rộng thêm các phần khác nhau của khái niệm ban đầu. Tôi cũng nhận thấy, nguyên lý Kim tự tháp còn có thể mở rộng khả năng hơn nữa ngoài việc giúp mọi người tổ chức và trình bày ý nghĩ trong khi viết, Nguyên lý Kim tự tháp còn có thể giúp chúng ta nhận diện và phân tích vấn đề nhằm định hướng toàn bộ quá trình viết lách hay thuyết phục.

Đây là ấn bản mới của cuốn sách. Bản mới này là tập hợp tất cả các ý tưởng và kỹ thuật để nắm bắt được suy nghĩ của một người. Nó có thêm nhiều chương mới về cách sắp xếp cấu trúc, phân tích vấn đề cũng như cách trình bày khối kim tự tháp lên giấy và màn hình.
Đây là ấn bản mới của cuốn sách giúp bạn nắm chắc được suy nghĩ của đối tác trong quá trình giao tiếp.

Cuốn sách gồm 4 phần:

Phần một: (Logic trong việc viết). Phần này giải thích về nguyên lý kim tự tháp Minto và chỉ dẫn cách áp dụng nó trong xây dựng một khối kim tự tháp căn bản. Phần này là tất cả những gì bạn cần đọc để có thể hiểu và áp dụng để viết các tài liệu đơn giản.

Phần hai:(Logic trong tư duy): Phần này hướng dẫn bạn cách nhìn nhận và đánh giá nghiêm túc và chi tiết những ý tưởng của mình để đảm bảo những gì bạn muốn đưa ra sẽ phản ánh trung thực, bản chất nhất các ẩn ý bên trong những nhóm ý tưởng mà bạn nhóm thành từng nhóm. Phần hai cũng đưa ra những ví dụ và nhấn mạnh vào tầm quan trọng, của việc phân chia các ý tưởng bắt buộc nhằm đạt được tiến trình "suy nghĩ chắc chắn”.

Phần ba: (Logic trong viết giải quyết vấn đề). Phần này rất có ích cho những người viết tài liệu tư vấn hoặc những người cần phân tích các vấn đề phức tạp và sau đó phải trình bày những kết luận của mình cho những người cần phải hành động dựa theo kết luận đó. Phần này sẽ giải thích cách sử dụng các loại khuôn mẫu có cấu trúc như thế nào để phục vụ việc phân tích, giải quyết vấn đề của bạn ở nhiều hoàn cảnh. Đây cũng là khâu chuẩn bị hiệu quả cho tư duy của bạn có thể tiến gần hơn tới cấu trúc kim tự tháp.

Phần bốn(Logic trong việc trình bày): Phần này bàn về các kỹ năng nhằm đảm bảo rằng cấu trúc kim tự tháp không bị mất đi khi bạn truyền tải các ý tưởng của mình lên màn hình và trong văn bản.

Cuốn sách cũng có 3 phần phụ lục. Phần thứ nhất đề cập đến sự khác biệt giữa cách giải quyết vấn đề theo phân tích và theo khoa học. Phần thứ hai lại cho ví dụ về những mẫu chung được áp dụng khi viết lời giới thiệu. Phần cuối cùng trình bày một dàn ý hoàn chỉnh về các chương nêu trong cuốn sách, làm nổi bật những khái niệm chính và các kỹ năng tư duy để dễ dàng nhớ lại bài viết.

Việc áp dụng Nguyên lý kim tự tháp Minto vẫn luôn đòi hỏi sự rèn luyện tích cực. Tuy nhiên, bằng việc buộc bạn thận trọng trong suy nghĩ trước rồi viết sau theo cách đã gợi ý, bạn có thể hoàn toàn (a) giảm bớt thời gian bạn cần để tạo ra một bản thảo cuối cùng, (b) tăng tính rõ ràng, và (c) giảm độ dài. Kết quả bạn sẽ có là một bài viết chính xác và rõ ràng trong thời gian nhanh nhất.

Barbara Minto