ChúngTa.com

Ý tưởng về quản lý thời gian đã có từ cách nay hơn 100 năm. Tuy nhiên thuật ngữ “quản lý thời gian“ đã tạo cho ta hiểu sai về việc mà một người có thể làm được. Thời gian là không thể quản lý được, chúng ta chỉ có thể quản lý bản thân và thời gian ta sử dụng. Như vậy quản lý thời gian và thực chất là quản lý bản thân chúng ta.

Để quản lý tốt thời gian, trước hết bạn cần phải xác định được những thời gian thường bị lãng phí.Qua đó xácđịnh được các yêu tố nào cần phải được cải thiện. Dưới đây chúng tôi xinnêu ra một số nguyên nhânthường gặp làm giảm hiệu quả công việc và xin tạm gọi những nguyên nhânđó là lnhững kẻ đánh cắp thời gian:

1- Thay đổi thứ tự ưu tiên công việc do phải giải quyết rủi ro: Rửi ro là điều không ai muốn, nhưng nếu nó xảy ra, bạn luôn phải ưu tiên giải quyết trước bằng bất cứ giá nào.

2- Điện thoại: Bạn đã từng bao giờ điên đầu vì một ngày có quá nhiêu cuộc gọi mà không liên quan đến công việc? Chắc là có! Công cụ hữu hiệu nhất trong giao tiếp cùa chúng ta là điện thoại cũng sẽ có thể là kẻ thù nguy hiểm nếu bạn không biết làm thế nàođể kiểm soát.

3- Thiếu mục tiêu và thứ tự ưu tiên: Đâycó thể là nguyên do lớn nhất và quan trọng nhất gây ra sự lãng phí thời gian.Một nhàquán lý giỏi luôn biết chính xác việc họ cần làm và thứ tự ưu tiên của từng việc.

4- Cố gắng quá nhiều? Ngày nay, có nhiêu người hàng ngày phải hoàn thành công việc của ngày… hôm qua và công việc của ngày hôm naythì còn đang chất đống lên và họ luôn ở trong trạng thái căng thẳng.

5- Khách đến thăm quá nhiều: Có nhiều khách đến gặp là điều rất bình thường, tuy nhiên nếu chỉ là những người bạn, đồng nghiệp đến để trao đổi dăm ba câu chuyện chẳng liên quan gì đến công việc thì quả là rắc rối.

6- Phân quyền không hiệu quả: Phân quyền tốt là một yếu tố then chốt cho cả những nhàquản lý và lãnh đạo. Một nhà quản lý tuyệt vời phải có khả nănggiao việc, phân quyền cho nhân viên và phải đảm bảo mọi việc được thực hiện đúng yêu cầu. Đây là cách tốt nhất để xây dựng một nhóm làm việc hiệu quả và giảm sức ép công việc của chính bảnn thân nhàquản lý. Nguyên tắcphổ biến đối với vấnđề này là nếu nhânviên có thể làm một việcbằng 80% so với bạn thì hãy giao việc đó cho nhânviên.

7- Bàn làm việc lộn xộn: Khi bạnđọc xong bài viết này, bạn hãy nhìn lại bànlàm việc của mình nhé. Nếu bạnthấy bànmình nó lộn xộn, nhiều khi bạnphải mất rấtnhiều công sức mới tìm được tập tài liệu mà sếp đang cầngấp thì quả thực bạn đang bị stress đấy. Vì vậy, bạnphải luôn tâm niệm,người làm việc hiệu quả nhấtthường có bànlàm việc rất ngăn nắp.

8. Sự chần chừ: “kẻ trộm" thời gian lớn nhất không phải là ra quyết định mà chính là né tránh quyết định. Bằng việc giảm bớt sự chần chừ, bạn sẽ có nhiều thời gian để làm các việc khác có hiệu quả hơn.

9- Không có khả năng nói "không"! Nguyên tắc chung là nếu một người có thể trút công việc hoặc vấnđề của họ lên vai một người khác thì họ sẽ làm. Một trong những điều phiền toái nhất của một người là thiếu kỹ năng nói “không" do sợ làm người khác mất lòng.

10. Gặp gỡ: Những nghiên cứu cho thấy trung bình các nhàquản lý phải ”chi"... 17 giờ một tuần cho các cuộc gỡvà 6 giờ đế lên lịch làm việc và nhiều thời gian kéo theo mà rất khó kiểm soát. Nhiều nhàquản lý có kinh nghiệm đã thừa nhậnrằng, có tới 1/3 thời gian được sử dựng một cách lãng phí cho các cuộc gặp vô vị và không có trong kế hoạch. Bạn luôn “tăng cường" quản lý chính mình là cách tốt nhất để hạnchế tối đa sự lãng phí thời gian.