ChúngTa.com

Để giảm thiểu những rủi ro, bạn cần ý thức được một quy trình đưa ra quyết định đúng...

1) Xác định được mối liên hệ giữa những quyết định cần phải ra cùng với các mục tiêu cần phảl đạt được

Xác định rõ tầm quan trọng và những hạn chế của các quyết định. Công việc mới sẽ lâu dài hay chỉ là tạm thời hoặc là vẫn chưa xác định được cả hai điều đó ? Sản phẩm mới nên tung ra ở tất cả các thị trường hay chỉ tung ra ở thị trường thử nghiệm ? Phạm vi ảnh hưởng của quyết định có thể bị thay đổi như thế nào ? Giới hạn có thể của nó là gì ?

Khi ra quyết định hãy tính tới việc gạn lọc các mục tiêu đề ra. Ví dụ như khi chúng ta phải quyết định sẽ tuyển ai làm thư kí mới cho mình - để có thể tổ chức văn phòng trở nên ngăn nắp và hoạt động có hiệu quả. Hoặc là chúng ta phải quyết định xem sẽ đi nghỉ ở đâu để có thể nghỉ ngơi và tĩnh dưỡng khỏi nhịp sống gấp gáp của cuộc sống.

2) Chấp nhận thực tế

Nhưng nên nhớ rằng bạn không thể chấp nhận tất cả thực tế được. Hãy chấp nhận thực tế nhiều nhất có thể khi ra quyết định trong giới hạn thời gian dựa trên bạn và khả năng giải quyết công việc của bạn. Nhưng hãy nhớ rằng hầu như mọi quyết định đều được thực hiện do sự hiểu biết không hoàn chỉnh về một phần nào đấy. Việc thiếu thông tin đầy đủ có thể làm bạn tê liệt trong quá trình ra quyết định. Một quyết định dựa trên khả năng hiểu biết không hoàn chỉnh bao giờ cũng tốt hơn là không quyết định nào được đưa ra trong khi hoàn cảnh đòi hỏi nhất định phải đưa ra quyết định. Câu tục ngữ “có còn hơn không“ nghe có vẻ hơi quá nhưng đã cho thấy tầm quan trọng của việc ra quyết định. Khi đến ngã rẽ, bạn sẽ phải quyết định xem mình nên rẽ trái hay phải, việc chọn rẽ bên nào không quan trọng bằng thực tế là bạn sẽ thực sự làm gì.

Giống như bộ sưu tập các thông tin, hãy liệt kê danh sách những cảm giác, linh cảm, sự thúc giục trực giác của bạn. Có rất nhiều quyết định về cơ bản phải dựa vào hoặc là bị ảnh hưởng bởi khả năng trực giác. Cũng là một phần trong bộ sưu tập các thông tin, bạn hãy tham khảo ý kiến những người bị ảnh hưởng bởi quyết định và những người phải thi hành quyết định của mình. Việc tham khảo những người như thế này không chỉ giúp bạn trong việc cung cấp thông tin ra quyết định mà còn bắt đầu tạo ra sự chấp thuận cần thiết của những người thi hành bởi vì họ có cảm giác họ là một phần của quá trình đưa ra quyết định. Giống như tác giả Russell Ackoff đã lưu ý trong cuốn “Nghệ thuật giải quyết khó khăn“ thì việc không tham khảo ý kiến của người khác trong việc ra quyết định thuờng được đánh giá như là một hành động bất hợp tác.

3) Phát triển những khả năng thay thế, chọn lựa

Lập một bảng danh sách gồm tất cả lựa chọn có thể mà bạn có trong đó bao gồm cả việc lựa chọn không làm gì cả. Bản thân việc không chọn lựa một trong những khả năng đã đề ra thân cũng là một quyết định. Việc không đưa ra quyết định là không có lợi như chúng ta đã đề cập ở trên nhưng đôi khi việc này là có lợi hoặc thậm chí là tốt hơn một số quyết định thay thế khác do đó điều này nên được chủ ý sử dụng trong quá trình ra quyết định.

Bạn cũng nên chắc chắn rằng mình không chỉ lưu tâm đến việc tìm ra các phương pháp thay thế sẵn có mà còn phải sáng tạo ra những phương pháp vẫn chưa xuất hiện. Ví dụ như nếu như việc bạn muốn chọn chuyên nghành nào để theo đuổi ở trường thì không nên chỉ nghĩ đến những ngành có sẵn trong catalog mà phải sáng tạo ra khoá học của riêng cho bạn nữa.

4) Đánh giá các lựa chọn thay thế

Đây là việc đánh giá giá trị của mỗi lựa chọn. Hãy cân nhắc mặt tiêu cực của các lựa chọn khác nhau (về giá cả, kết quả, những rắc rốI phát sinh … vân vân) và mặt tích cực của chúng (tiết kiệm tiền, thời gian, nâng cao tính sáng tạo cho nhân viên cũng như cả công ty … vân vân). Bạn cũng nên lưu ý một điều rằng sự chọn lựa mà bạn cho là tốt nhất hoặc là tốt nhất trong những khả năng hợp lí nhất có thể sẽ không thiết thực trong đời sống thực tế bởi vì nó quá tốn kém và mất thời gian hoặc là thiếu sự ủng hộ của mọi người xung quanh.

Bạn cũng đừng quên việc tính đến các yếu tố gián tiếp trong quá trình đánh giá. Nếu như bạn đang phảI quyết định là mình phải chọn lựa sử dụng thiết bị X, Y hay Z và bạn đã có một nhân viên biết cách vận hành thiết bị Z thì cần phảI cân nhắc quyết định thông qua thực tế sử dụng. Nếu như bạn đang chọn một nhóm kiểm tra sang Nhật tìm địa điểm đặt trụ sở và bạn có một số ứng cử viên đủ yêu cầu là A, B và C, thực tế là B là một nhân viên đánh máy giỏi, một nhà nhiếp ảnh chuyên nghiệp và một số lợi thế khác cần cho một thành viên đủ điều kiện tham gia nhóm thì bạn cũng phải cân nhắc kĩ càng. Trên thực tế những gì bạn mà bạn ghi trong mục sở thích và các mốI quan tâm cá nhân ở bản lí lịch thì có thể chúng sẽ khá quan trọng khi bạn đi xin việc bởi vì các nhà tuyển dụng rất chú ý tới những người có khả năng đa dạng.

5) Đánh giá mức độ rủi ro của mỗi lựa chọn

Trong quá trình giải quyết vấn đề, bạn tìm kiếm khắp nơi để tìm ra giải pháp phù hợp nhất cho một vấn đề cá biệt nào đó và trong quá trình tìm kiếm như vậy, bạn hầu như chắc chắn rằng giải pháp sẽ có hiệu quả. Tuy nhiên trong quá trình đưa ra quyết định thì luôn có một vài mức độ không chắc chắn trong bất kì sự lựa chọn nào. Liệu Bill có làm việc tốt ở cương vị là nhà quản lí mới của chúng ta không ? Nếu như chúng ta quyết định phát triển ở Canada thì việc kinh doanh của chúng ta có thực sự tăng trưởng không ? Nếu như chúng ta để Jane hẹn hò với Fred ở tuổi 15 thì có tốt không ? Nếu như bạn quyết định cưới X hoặc mua ô tô Y hay học ở trường Z thì đó liệu có phải là sự lựa chọn tốt nhất hay ít nhất là sự lựa chọn thành công không ? Đó là một loạt các câu hỏi ví dụ cho mức độ rủi ro trong việc đưa ra các quyết định.

Rủi ro có thể đánh giá bằng tỷ lệ phần trăm, việc xếp thứ hạng hay là dưới một số hình thức khác mà chúng ta có thể so sánh được.

6) Đưa ra quyết định

Nếu như bạn đang phải đưa ra quyết định cá nhân thì hãy áp dụng sự ưa thích của bạn vào việc này (điều này có thể bao gồm việc chú ý đến sở thích của ngườI khác). Hãy chọn cách để làm theo dù nó có thể là lựa chọn duy nhất, nhiều lựa chọn hay là lựa chọn không làm gì hết.

Và dĩ nhiên là đừng quên thực hiện quyết định rồi sau đó đánh giá việc thực hiện đúng như khi bạn trải qua việc giải quyết khó khăn.

Một vấn đề quan trọng thường thường bị bỏ qua trong việc thực hiện đó là việc giải thích quyết định cho những ngườI thi hành có liên quan hoặc là những ngườl bị ảnh hưởng bởiquyết định đó , đừng chỉ đưa ra những lợi ích của kế hoạch mà hãy thẳng thắn giải thích những rủI ro và hạn chế có liên quan rồi chỉ ra rằng tại sao bạn lại tin tưởng rằng những lợi ích đã đề xuất có lợi hơn nhiều so với những mặt tiêu cực. Những ngườI thi hành sẽ quyết định sẵn sàng ủng hộ quyết định nhiều hơn khi họ nắm rõ những rủi ro và tin rằng họ được đối xử một cách thành thật và như những người lớn với nhau.

Cũng nên nhớ rằng có rất ít các quyết định là không thể bãi bỏ được. Đừng huỷ bỏ quyết định một cách vội vã bởi vì rất nhiều kế hoạch cần có thời gian để diễn ra hiệu quả, có thể bạn sẽ mất vài năm để cho chi nhánh của bạn ở Paris thu được lợi nhuận nhưng đừng lưỡng lự khi cần thay đổi phương hướng hoạt động nếu như một quyết định nào đó không có hiệu quả hoặc gây ra bất lợi. Bạn luôn luôn có thể đưa ra những quyết định khác để làm cho tình hình trở nên tốt đẹp hơn.