ChúngTa.com

Vào một ngày đẹp trời, ngài chủ tịch Bill Gates nổi hứng tiết lộ với báo giới những việc ông vẫn loay hoay hàng ngày trong góc phòng quen thuộc của mình.

"Nếu bạn nhìn một vòng quanh văn phòng, bạn sẽ thấy hầu như không có giấy tờ gì cả. Trên bàn làm việc của tôi có tổng cộng 3 màn hình, tất cả đã được đồng bộ hóa để lập thành một hệ thống desktop duy nhất. Tôi có thể kéo- thả một item từ màn hình này sang màn hình khác.

Khi đã quen dùng nhiều màn hình như thế này, bạn sẽ không thể quay lại máy tính thông thường được nữa, bởi vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất làm việc của bạn.

Màn hình bên tay trái hiển thị danh sách email của tôi. Màn hình trung tâm thường là một email quan trọng mà tôi đang đọc hoặc phúc đáp. Còn duyệt web thì dành cho màn hình bên tay phải. Cách bố trí thế này giúp tôi nhìn lướt nhanh chóng và thấy ngay cái gì mới trong khi vẫn đang làm việc. Hơn nữa, nó còn giúp tôi mở các đường link có liên quan tới email, khi mà bức thư đó vẫn đang mở ngay trước mặt tôi.

Email là tối thượng

Tại Microsoft, email gần như là lựa chọn độc tôn, hơn hết thảy điện thoại, tài liệu, blog, bảng tin hay thậm chí là họp ban (voicemail và fax cũng đã được tích hợp luôn vào hộp thư email của chúng tôi từ rất lâu rồi).

Trung bình mỗi ngày tôi nhận khoảng 100 email. Nhờ có bộ lọc nên mới ít thế đấy, chứ số lượng email thật sự thì khủng khiếp lắm. Email được gửi thẳng đến là từ những người tôi từng có giao thiệp, của Microsoft, của Intel, HP, các đối tác và bất cứ ai tôi biết. Còn số email khác (không có tên trong danh sách nhận mail của tôi, hoặc từ các cá nhân tôi không quen) sẽ do trợ lý của tôi tổng hợp lại, trình lên sau nếu cần. Tóm lại, tôi luôn nắm rõ mọi người đang khen ngợi cái gì, chê bai cái gì, phàn nàn thế nào và đòi hỏi điều gì ở tôi, cũng như Microsoft.

Để thời gian làm việc với email của mình được hiệu quả nhất, bõ công nhất, tôi sử dụng nhiều công cụ như "Quy tắc inbox" và tìm kiếm thư mục để đánh dấu, chia nhóm các tin nhắn tùy theo nội dung và tầm quan trọng của chúng.

Outlook có một tính năng là hiển thị box thông báo nhỏ xíu ở góc phải màn hình mỗi khi có email mới. Chúng tôi vẫn gọi đùa nó là bánh mì nướng. Một bật mí nho nhỏ: Tôi rất tuân thủ quy tắc "phớt lờ và làm ngơ" những email này, trừ khi thấy đó là một chủ đề có ưu tiên cao.

Vừa thừa vừa thiếu

Giữ được tập trung là một vấn đề khá xương, do tôi thực sự bị quá tải thông tin. Thế nhưng trong số này, những thông tin thích hợp, có giá trị đôi khi lại quá thiếu. Tóm lại là bạn bị lụt trong thông tin nhưng lại không có đủ dữ liệu cần thiết hoặc liên lạc từ người cần gặp.

Tôi xử lý vấn đề này bằng cách sử dụng SharePoint, một công cụ chuyên tạo website phục vụ cho các dự án cụ thể. Trên site này có đủ kế hoạch, lịch trình, bảng thảo luận và các thông tin liên quan khác. Bất cứ ai trong Microsoft cũng có thể tạo được một site chỉ cần vài cái click.

Tháng năm tới đây, tôi sẽ đi nghỉ khoảng 1 tuần và phải đọc khoảng 100 (có khi hơn) trang tài liệu, tổng hợp các nhận định của nhân viên Microsoft về những vấn đề liên quan đến hãng, cũng như tương lai của công nghệ. Công việc này tôi đã làm suốt 12 năm nay, nhưng trước kia, quy trình này như kiểu duyệt công văn, chỉ mình tôi là người đọc và nhận xét, bình luận. Nay thì quy trình này đã được số hóa và công khai cho cả hãng. Mọi người sẽ có thể đọc được nhận xét của tôi qua mạng, ngay khi tôi đang soạn nó ra trên bàn phím.

Microsoft có hơn 50.000 nhân viên, vì thế, mỗi khi chợt nghĩ: "Tương lai của hệ thống thanh toán trực tuyến sẽ như thế nào", tôi lại viết nó lên site. 50.000 cái đầu sẽ nghĩ cùng tôi và đưa ra đủ mọi ý tưởng. Nhờ có SharePoint mà tôi liên kết được với tất cả nhân viên của mình. Nó giống như một siêu website nơi bao nhiêu con người có thể biên tập, thảo luận, tranh cãi - mở rộng hơn nhiều so với email.

Tranh thủ quảng cáo?

Một công cụ số khác cũng quyết định rất lớn đến năng suất làm việc của tôi là tìm kiếm desktop. Nó đã thay đổi hoàn toàn cách tôi truy cập thông tin trên PC, máy chủ và mạng Internet. Nhờ ổ cứng lớn hơn và độ rộng băng thông ngày càng tăng, giờ đây, tôi lưu tới vài GB dữ liệu trong máy tính và máy chủ của mình, dưới đủ hình thức email, tài liệu, file media, cơ sở dữ liệu liên lạc v...v..

Thay vì ngồi đọc dò từng thư mục một để tìm ra tài liệu mình cần, tôi chỉ việc gõ từ khóa tìm kiếm vào thanh công cụ và tất cả những email hay tài liệu có chứa thông tin đó sẽ hiện ra ngay trước mắt. Tương tự, tôi cũng có thể tìm số điện thoại hay địa chỉ email nhanh như chớp mắt.

90% tin tức tôi đọc là qua mạng, và mỗi khi đi họp, tôi lại xách theo Tablet PC của mình. Nó đã được đồng bộ hóa với máy tính tại văn phòng của tôi nên có tất cả những file tôi cần. Ngoài ra, nó còn có một phần mềm soạn thảo tên là OneNote, vì thế, mọi gạch đầu dòng của tôi trong các cuộc họp toàn là ở dạng số cả.

Thiết bị công nghệ... thấp duy nhất trong phòng tôi là chiếc bảng trắng. Tôi luôn có rất nhiều bút dạ màu và bảng trắng trở thành công cụ tuyệt vời để diễn đạt ý tưởng với người khác, thậm chí là với chính tôi.

Ở một số văn phòng trong hãng, bảng trắng đã được điện tử hóa, có thể chụp lại hình ảnh rồi gửi nó qua máy tính, giống như một Tablet PC khổng lồ vậy. Giờ thì văn phòng tôi chưa được trang bị, nhưng có lẽ nó sẽ xuất hiện vào năm tới.

Mỗi ngày trôi qua lúc nào cũng kín mít cuộc hẹn, vì thế, thời gian quả là một món đồ xa xỉ với tôi. Đôi khi, ngồi một mình ở nhà, sau khi lũ trẻ đã đi ngủ, đọc lại một lượt những email mình chưa kịp xem trong ngày cũng là một điều tuyệt vời. Nếu cả tuần quá bận, tôi sẽ dành hai ngày nghỉ để gửi đi những email dài thật dài, chứa đầy tâm sự và suy nghĩ của mình. Người nhận? Tất nhiên là các nhân viên của Microsoft rồi.