ChúngTa.com

Việc nhanh chóng đưa ứng dụng công nghệ thông tin vào quá trình tự động hoá trong sản xuất kinh doanh là vấn đề đang luôn được quan tâm bởi lẽ công nghệ thông tin có vai trò rất lớn trong các hoạt động kinh tế, sản xuất kinh doanh, bán hàng, xúc tiến thương mại, quản trị doanh nghiệp. Tuy nhiên, vẫn còn rất nhiều câu hỏi cần đặt ra xung quanh việc ứng dụng trên.

Ban chỉ đạo công nghệ thông tin quốc gia đã làm một cuộc khảo sát việc ứng dụng công nghệ thông tin tại 217 doanh nghiệp và những con số có được đã khiến mọi người không khỏi bất ngờ. Hiện các doanh nghiệp Việt Nam mới chỉ đầu tư khoản chi phí rất nhỏ bé là 0,05- 0,08% doanh thu cho công nghệ thông tin, trong khi ở Mỹ con số trung bình là 1,5%. Chính sách đầu tư cho công nghệ thông tin của doanh nghiệp còn nhiều bất cập. Đa phần doanh nghiệp chỉ đầu tư một lần cho hệ thống thông tin và nâng cấp các ứng dụng, do đó đầu tư đã thấp và hiệu quả của nó còn thấp hơn.

Cuộc khảo sát còn cho thấy đến thời điểm này vẫn có những doanh nghiệp chưa có một ứng dụng công nghệ thông tin nào. Khối doanh nghiệp nhà nước còn 10%, trong khi các thành phần doanh nghiệp khác thì có đến 60% chưa đưa công nghệ thông tin vào công việc của mình. 40% doanh nghiệp chưa dám đầu tư mạnh vào công nghệ thông tin vì không đủ nhân viên có trình độ để quản lý và khai thác. Các doanh nghiệp tuy đã có nhận thức bước đầu về tầm quan trọng của công nghệ thông tin nhưng số lượng các doanh nghiệp có thể khai thác được sâu khả năng của công nghệ thông tin mới chỉ dừng lại ở con số ít ỏi. Một doanh nghiệp phát biểu: “Nhiều nơi đã dùng máy tính làm các loại văn bản từ khá lâu, nhưng máy tính có thể ứng dụng được vào công việc gì nữa và làm như thế nào để thật sự hiệu quả, thì có lẽ đến 80% vẫn rất lúng túng”. Không có gì đáng ngạc nhiên khi chương trình quan trọng nhất, được sử dụng rộng rãi nhất trong các doanh nghiệp là quản lý tài chính, kế toán. Khoảng 88% số doanh nghiệp áp dụng công nghệ thông tin có sử dụng phần mềm kế toán tài chính, nhưng ngay cả đối với những doanh nghiệp đã ứng dụng công nghệ thông tin, chỉ có khoảng 20% các phần mềm thoả mãn được yêu cầu của họ.

Đâu là nguyên nhân của thực trạng trên?

Nói đến doanh nghiệp thì có nhiều loại doanh nghiệp: doanh nghiệp lớn, doanh nghiệp vừa, doanh nghiệp nhỏ ...Thực tế qua khảo sát cho thấy nhiều doanh nghiệp lớn đã bước đầu chú trọng đến vai trò của công nghệ thông tin trong công tác sản xuất kinh doanh, công tác quản lý cũng như trong bán hàng. Còn các doanh nghiệp nhỏ và vừa, do chưa thực sự thấy được lợi ích lớn lao của công nghệ thông tin, chưa làm quen được với hình thức kinh doanh trong môi trường thương mại điện tử, chưa có am hiểu về công nghệ thông tin với một tầm nhìn chiến lược nên chưa có sự quan tâm cần thiết. Các vấn đề khác có liên quan đến doanh nghiệp là họ thiếu kiến thức và thời gian để tiếp thu kiến thức, thiếu kỹ năng quản lý, sợ tăng trưởng và ưa những triển vọng ngắn hạn, ít hướng ra bên ngoài mà điều đó có nghĩa là họ không nhận thấy những tín hiệu của môi trường, cho đến khi nhận ra thì đã quá muộn; khả năng tài chính yếu nên đầu tư thấp và không có phương tiện đào tạo công nhân ở tại công ty. Hơn nữa, tại Việt Nam, môi trường công nghệ thông tin chưa thuận lợi để các doanh nghiệp có thể áp dụng, hạ tầng kỹ thuật cho phát triển công nghệ thông tin còn hạn chế.

Có giải pháp nào?

Để khuyến khích phổ biến và áp dụng bất kỳ một đổi mới nào, điều đòi hỏi trước tiên là phải nâng cao nhận thức của doanh nghiệp. Một mô hình kịch bản với tư cách là một phương tiện để đi từ giai đoạn đổi mới nhận thức đến giai đoạn ứng dụng công nghệ thông tin một cách chiến lược sẽ đóng vai trò quan trọng. Ứng dụng đầu tiên của phương pháp xây dựng kịch bản trong bối cảnh kinh tế và quản lý được bắt đầu vào năm 1967. Phương pháp này khác với phương pháp dự báo truyền thống. Nếu phương pháp dự báo cố gắng loại bỏ sự bất định thì phương pháp kịch bản vẫn xét đến những điều còn bất định của hoàn cảnh bằng cách nêu ra những triển vọng cơ bản trong tương lai. Chúng là công cụ giúp hình thành tư duy chiến lược của các nhà quản lý và các doanh nghiệp. Mô hình kịch bản công nghệ thông tin là một công cụ cho doanh nghiệp trong việc giúp họ hiểu được sự ứng dụng có tính chiến lược của công nghệ thông tin từ triển vọng trung hạn. Vai trò của mô hình là nâng cao nhận thức của mọi người đang quan tâm đến công nghệ thông tin bằng cách kích thích các quá trình học hỏi mà sẽ có tác dụng tích cực. Mô hình có ba cấu phần chính:

• Hoàn cảnh,
• Giai đoạn,
• Các khía cạnh liên quan (chiến lược, công nghệ, tổ chức).

Nội dung của phần hoàn cảnh chủ yếu được diễn ra nhờ phương pháp lập kế hoạch kịch bản và liên quan đến những phát triển còn chưa xác định được nhưng sẽ diễn ra ở các cấp vĩ mô và trung gian. Điều này có liên quan đến những vấn đề như kinh tế vĩ mô, các phát triển của công nghệ, dân số và thị trường. Sự phát triển cụ thể ở cấp ngành hoặc chuỗi cung cấp được nêu ra ở phần nói về các giai đoạn.

Kịch bản công nghệ thông tin phân thành 6 giai đoạn từ 0-5:

- Giai đoạn 0: Là giai đoạn doanh nghiệp không ứng dụng loại hình công nghệ thông tin nào, loại trừ một vài thiết bị đơn giản như máy fax.

- Giai đoạn 1: Là giai đoạn doanh nghiệp đã thực hiện tin học hoá các hoạt động hiện có để nâng cao hiệu quả. Bởi vậy ở giai đoạn này có sự chú trọng đến tích hợp các hoạt động hiện có mang tính nội bộ. Thông thường các doanh nghiệp sử dụng các chương trình để đăng ký một phần hoặc toàn bộ các luồng thông tin từ quá trình primary. Ở các công ty lớn, giai đoạn này được thực hiện nhờ gói phần mềm ERP (Lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp), còn ở doanh nghiệp thường sử dụng chương trình tiêu chuẩn được kết hợp lại.

- Giai đoạn 2: Giai đoạn này thực thi việc nâng cao hiệu quả nhờ tích hợp đa chức năng mang tính nội bộ. So với giai đoạn 1, việc tích hợp ở đây sâu hơn và rộng hơn, các chương trình của giai đoạn 1 được đưa vào ứng dụng theo phương thức tiên tiến hơn và có sự hiệu chỉnh.

- Giai đoạn 3: Là giai đoạn nhằm mục đích cải thiện mối quan hệ giữa sản phẩm và thị trường đã được doanh nghiệp thiết lập thông qua một quy trình tích hợp, trong đó chú trọng hơn đến việc cải thiện các quá trình kinh doanh hướng ra bên ngoài. Nghĩa là ở giai đoạn này, vị thế chiến lược của doanh nghiệp ở thị trường và chuỗi cung cấp là điểm đầu mối của sự chú ý. công nghệ thông tin được thực hiện theo một phương thức để có sự đóng góp cơ bản và việc tiếp cận người tiêu dùng và tích hợp chuỗi cung cấp.

- Giai đoạn 4: Bao gồm việc thiết kế lại các quy trình kinh doanh để tăng định hướng ra bên ngoài. Bởi vậy, doanh nghiệp có khả năng hướng tới những tổ hợp sản phẩm-thị trường mới. Ở giai đoạn này, các chức năng của công nghệ thông tin có nhiều khả năng hơn.

- Giai đoạn 5: Giai đoạn này liên quan tới việc xem xét lại các mục tiêu kinh doanh dưới ảnh hưởng của công nghệ thông tin, sao cho doanh nghiệp có thể thực hiện được việc định hướng hoàn toàn ra ngoài.

Để có thể chuyển từ giai đoạn thấp sang giai đoạn cao, doanh nghiệp cần đáp ứng được các điều kiện biên nhất định đặc thù cho giai đoạn đó. Những điều kiện biên này thể hiện ở 3 khía cạnh: chiến lược, công nghệ và tổ chức.

Khía cạnh chiến lược: Giúp các doanh nghiệp hoạch định chiến lược kinh doanh nhằm đạt được mục tiêu nhất định ở một giai đoạn cụ thể: nâng cao hiệu suất, nâng cao hiệu quả, cải thiện mối quan hệ giữa sản phẩm và thị trường; đổi mới quan hệ giữa sản phẩm và thị trường hoặc định hướng đi hoàn toàn mới trong kinh doanh.

Kế hoạch công nghệ thông tin: Kế hoạch này đưa ra một tầm nhìn chiến lược cho việc sử dụng công nghệ thông tin. Mức độ hoà hợp giữa kế hoạch công nghệ thông tin và kế hoạch kinh doanh có thể chia thành các giai đoạn khác nhau.

Khía cạnh tổ chức: Việc thực thi công nghệ thông tin đưa lại những thay đổi tổ chức, cả trong nội bộ lẫn bên ngoài. Điều này có những tác động đối với các mối quan hệ giữa các quy trình kinh doanh, kèm theo đó là những nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm.