ChúngTa.com

Trong số 2, đã xuất hiện “Những kẻ đánh cắp thời gian”, vậy để giúp bạn ngăn chặn và tiêu diệt chúng, xin nêu tiếp những “cảnh sát thời gian”.

1. "Chi dùng" thời gian có kế hoạch và có tổ chức. Sử dụng thời gian để suy nghĩ và lập kế hoạch là cách "chi tiêu thời gian tốt nhất. Trên thực tế, nếu bạn thất bại trong việc sử dụng thời gian để lập kế hoạch thì có lẽ bạn đã thất bại ngay từ bước dầu.

2. Thiết lập mục tiêu.Những mục tiêu này chính là mục đích sống và sẽ quyết định cách sử dụng thời gian của bạn. Khi được hỏi về bí quyết làm giảm một triệu phú đã tiết lộ: trước hết bạn phải quyết định bạn muốn gì?. Các mục tiêu dược thiết lập phải rõ ràng, có thể kiểm soát và hiện thực hóa dược.

3. Thứ tự ưu tiên. Bạn nên sử dụng quy tắc 80/20mà nhà kinh tế học người Ý Pareto đã nêu ra là: 80% Của phần thưởng là do 20% của nỗ lực. Mẹo để có được thứ tự ưu tiên hoàn hảo là tách ra và nhận dạng giá trị cửa 20% đó. Một khi được nhận dạng, thời gian sẽ được ưu tiên cho việc hoàn thành nhưng công việc được ưu tiên với kết quả tốt nhất

4. Lập "Danh mục các việc phải làm". Một số nhà quản lý thành công nhờ hàng ngày sử dụng "Danh mục việc phải làm" kết hợp với lịch và chương trình làm việc. Một số khác lại thích một Danh mục việc phải làm thường xuyên được cập nhật. Đừng sợ khi phải áp dụng một hệ thống mới, vì bạn sẽ thấy công việc được thực hiện tốt hơn so với trước.

5. Linh hoạt. Các chuyên gia về quản lý thời gian gợi ý, mỗi người nên lập kế hoạch cho mình cho khoảng 50% hoặc ít hơn tổng quỹ thời gian chỉ với 50% thời gian của bạn được lập trình, bạn sẽ có sự linh hoạt để giải quyết những việc chen ngang hoặc những vụ việc khẩn cấp.

6. Lưu ý về dạng hệ sinh học. Mỗi người có một đồng hồ sinh học riêng và sẽ có những lúc mà người đó cảm thấy sung sức và thông tuệ nhất, thoải mái nhất. Đây là lúc mà công việc được thực hiện hiệu quả nhất. Do vậy xác định được lúc làm việc hiệu quả nhất của mình để qua đó lập kế hoạch thực hiện các việc được ưu tiên.

7. Làm đúng việc đúng. Chuyên gia nổi tiếng về quản lý, Peter Drucker đã nói: “hãy làm việc đúng trước khi làm đúng việc". Trước hết hay tập trung vào xác định đâu là việc đúng để làm, sau đó mới tập trung làm đúng và làm tốt việc đó.

8. Loại trừ tình trạng khẩn cấp. Các nhiệm vụ khấn cấp thường ngắn hạn trong khi các nhiệm vụ quan trọng là chủ dạo và dài hạn. Giảm được những nhiệm vụ khẩn cấp sẽ giúp bạn có nhiều thời gian hơn cho những việc được ưu tiên.

9. Loại trừ tính cẩu thả. Khi làm việc gì, bạn hãy cố gắng hoàn thành nó và phải kiểm soát được tiến độ. Đừng quá vội vàng, cẩu thả để việc tưỏng đã hoàn thành, nhưng lại có sai sót bạn lại mất thời gian để sửa chửa.

10. Không nên quá cầu toàn. Trong văn hoá của người Malaysia, chỉ có thánh phần mới có khả năng làm mọi việc một cách hoàn hảo. Do vậy, chắc chắn sẽ có một số việc cần đạt đến sự hoàn hảo hơn việc khác, tuy nhiên nhưng người theo chủ nghĩa cầu toàn thường sẽ chú tâm một cách không cần thiết vào các chi tiết và lãng phí thời gian.

11. Giảm thiểu căng thẳng. Khi bạn tránh một nhiệm vụ gì quá lớn cùng một lúc, hay chia nó ra thành nhiều việc nhỏ hơn và chỉ làm một trong số chúng. Bằng việc mỗi lúc làm một chút, nhích dần từng tí một bạn sẽ đạt đến được đích muốn hoàn thành.

12. Học cách nói "không". Chỉ là một từ nhỏ thôi nhưng thật khó để nói. Tuy nhiên, bạn hãy "chịu khó" nói "không" với những người thường xuyên nhờ vả bạn nhưng việc nhỏ nhặt mà họ hoàn toàn có đủ thời gian và năng lực để làm. Thậm chí bạn nên loại bỏ bớt nhưng nhu cầu cá nhân không cần thiết.