ChúngTa.com

Bạn đến đúng giờ, bộ hồ sơ của bạn dường như được sinh ra chỉ dành cho vị trí dự tuyển, các nhân viên trong văn phòng trầm trồ khen ngợi bạn mới chính là chủ nhân của vị trí tuyển dụng. Vậy sai lầm gì đã khiến bạn không thể vượt qua được vòng phỏng vấn?

Khoảng thời gian 90 ngày đầu tiên của một nhân viên mới khi bước chân vào một công ty có ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với sự nghiệp của anh ta ở công ty đó. Còn nghiêm trọng hơn nhiều nếu nhân viên mới là một giám đốc công nghệ thông tin (CNTT). Đây chính là cơ hội duy nhất để giám đốc mới thiết lập mối quan hệ hữu hảo với ban lãnh đạo của công ty, cũng như tạo dựng ấn tượng tốt đẹp ban đầu.
Cần phải làm cho khoảng thời gian đó thật sự có ích và hiệu quả bằng cách tập trung vào 3 yếu tố: lập kế hoạch chiến thuật cho 90 ngày đó; phân tích và tìm giải pháp cho cơ cấu tổ chức CNTT và lập kế hoạch chiến lược công nghệ.

Lập kế hoạch chiến thuật cho 90 ngày

Nhiệm vụ "bất thành văn" của bạn trong 90 ngày này là tìm ra những bất ổn trong hoạt động của công ty, và tất nhiên là bạn sẽ phải chỉ ra một vài vấn đề nổi cộm không thể để yên. Tuy nhiên, lời khuyên dành cho bạn là: đừng vội đi thẳng vào việc như vậy, mà cần phải cân nhắc đến mục tiêu chiến lược lâu dài của ban CNTT. Bạn có thể tham khảo kế hoạch bao gồm các nội dung chính:

- Những vấn đề chính cần đưa ra bàn bạc trong thời gian gần nhất

- Những quyết định cấp bách không thể trì hoãn

- Những mục tiêu cần phải đạt được trước mắt

- Những quyết định về cơ cấu và những khoản chi có thể trì hoãn lại cho đến khi chiến lược công nghệ đã hoàn tất

Bản kế hoạch này giúp bạn gửi một thông điệp đến ban giám đốc rằng bạn đã nắm được những vấn đề chính và sẵn sàng bắt tay vào việc. Bạn cũng sẽ tạo ấn tượng tốt với những nhân vật vốn không mấy hài lòng với bộ phận công nghệ; họ tin bạn có thể tạo ra điều gì đó khác biệt.

Bạn cần đặt những vấn đề đó trong toàn cảnh của doanh nghiệp, cân nhắc đến những mục tiêu và mối quan tâm hiện tại. Tốt nhất là nên nêu ra những việc có thể thực hiện nhanh chóng và kết quả mang lại có thể đóng góp rõ rệt vào chiến lược lâu dài của công ty. Đồng thời bạn cũng cần cẩn thận và quan tâm đến vấn đề giao tiếp để tìm hiểu sâu hơn về tình hình của công ty trước khi đưa ra các quyết định.

Sau khoảng thời gian 90 ngày đó, hãy tự đánh giá mức độ hoàn thành công việc của mình bằng cách so sánh những gì bạn đạt được với những tiêu chí sau:

- Bạn có nêu ra được những bất ổn lớn và chính yếu trong doanh nghiệp không?

- Bạn đã tạo được mối quan hệ thân mật với những nhân vật chủ chốt trong ban lãnh đạo chưa?

- Bạn có tìm ra được hướng đi phù hợp cho các dự án đang được thực hiện không?

- Bạn có khéo léo lùi được việc đưa ra quyết định về hướng giải quyết cho các vấn đề cho đến khi bạn đã nghiên cứu kỹ tình hình không?

Tìm hiểu cơ cấu bộ phận công nghệ thông tin

Bạn cần có một tổ chức CNTT vững chắc và có liên hệ chặt chẽ với việc kinh doanh của công ty để đạt được mục tiêu. Vì thế, một nhiệm vụ tối cần thiết khi bạn mới đặt chân vào công ty là tìm hiểu cấu trúc và đánh giá chung về tình hình hoạt động của các bộ phận CNTT, cụ thể hơn là các nhân viên để có thể điều chỉnh cho phù hợp.

Bạn có thể tham khảo những tiêu chí sau đây khi tạo lập một tổ chức công nghệ có cấu trúc như ý:

- Luôn lấy khách hàng làm trung tâm

- Giúp khách hàng liên hệ với bộ phận cung cấp công nghệ dễ dàng, phục vụ khách hàng tận tâm với chất lượng hoàn hảo nhất có thể.

- Phải tạo điều kiện cho việc giao dịch và làm việc với bộ phận công nghệ thông tin thật sự dễ dàng và thuận tiện

- Mỗi bộ phận trong tổ chức CNTT phải có ít nhất 1 khách hàng thường xuyên

- Cân bằng giữa các chức năng trọng tâm và thứ yếu trong công ty

Bạn có thể thực hiện ngược, có nghĩa là tạo ra mô hình tổ chức mới trước, sau đó mới đánh giá tình hình thực tế và tìm cách đưa mô hình đó vào trong công ty. Làm như vậy, bạn sẽ tránh bị tác động bởi những khúc mắc còn tồn tại trong khi xây dựng mô hình mới. Bước cuối cùng của bạn là đặt các nhân viên vào từng vị trí cho thích hợp. Việc này đòi hỏi bạn phải thực sự thận trọng, phải đánh giá chính xác thực lực và tiềm năng của từng nhân viên. Tất nhiên bạn không thể thành công với mô hình mới trong vòng vỏn vẹn 90 ngày, nhưng bạn cần phải hoàn tất cơ cấu mới và phát hiện được toàn bộ năng lực còn tiềm ẩn hay đã bộc lộ của nhân viên của mình trong thời gian đó.

Trước khi đưa mô hình mới vào áp dụng, bạn nên thông báo rộng rãi trước. Việc này có thể tốn nhiều thời gian và khó khăn cho bạn do nhân viên cũ có thể có thái độ e dè và nghi ngại. Bạn có thể kết hợp truyền đạt cho họ về giá trị của CNTT trong giai đoạn này để phần nào xoá tan sự e ngại đó.

Kế hoạch chiến lược CNTT

Kế hoạch chiến lược CNTT có thể coi là kim chỉ nam cho quá trình đổi mới cơ cấu và hoạt động của doanh nghiệp, đưa doanh nghiệp đến thành công. Nhưng kế hoạch đó chỉ có thể hiệu quả khi nó được diễn đạt một cách dễ hiểu và dễ áp dụng. Có những bước sau để vạch ra và thực hiện kế hoạch này:

Bước 1: Đánh giá cấu trúc CNTT hiện tại để nắm được tình hình, làm quen với môi trường và các vấn đề tồn tại. Bạn không cần tốn quá nhiều thời gian ở giai đoạn này.

Bước 2: Xác định các yêu cầu hiện tại và trong tương lai như mục tiêu kinh doanh, chỉ tiêu cụ thể cho bộ phận CNTT. Ở bước này, bạn sẽ phải tìm hiểu chủ yếu qua phỏng vấn lãnh đạo của doanh nghiệp.

Bước 3 Đánh giá tính khả thi đối với môi trường trong doanh nghiệp dựa trên mục tiêu và nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp. Cần phân tích rộng và tránh gò bó.

Bước 4: Phân tích quãng đường cần phải đi để đạt được mô hình đã vạch ra, qua đó xác định được môi trường tối ưu cho doanh nghiệp trong tương lai. Đây là giai đoạn quan trọng nhất trong cả quá trình, vì bạn sẽ phải đưa ra nhiều phương án dự phòng cho ban giám đốc chọn lựa, đồng thời đó cũng là cơ sở cho thực hiện bước 5:

Bước 5: Trình bày các phương án đổi mới môi trường CNTT trong doanh nghiệp cho ban giám đốc chọn lựa. Các phương án này phải bám sát các kế hoạch kinh doanh và diễn đạt rõ tác dụng của nó trong việc thực hiện các mục tiêu kinh doanh của công ty như tăng lợi nhuận, năng suất hay nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng. Một kế hoạch chiến lược hoàn hảo phải thể hiện được cả tầm nhìn và tham vọng cải tiến mảng hoạt động CNTT trong công ty của người hoạch định chiến lược.

Kết hợp Bản kế hoạch chiến lược chính là bản tổng kết những nỗ lực của bạn trong suốt quãng thời gian thử thách 3 tháng, đồng thời cũng là bản phương hướng, vẽ ra đường đi cho doanh nghiệp trong 1 hay 2 năm tiếp theo. Bạn cần tận dụng mọi cơ hội giao tiếp trong thời gian này để tác động đến quyết định chấp nhận của ban giám đốc.

Cơ cấu của bản kế hoạch chiến lược:

- Một bản tóm tắt tối đa 25 trang
- Tóm tắt quá trình xây dựng cấu trúc
- Phương án dự phòng - phương án 2
- Hướng dẫn thực hiện và
- Bản thuyết trình mạch lạc, sáng sủa, rõ ràng.

Hãy tận dụng khoảng thời gian đầu tiên này để thay đổi toàn bộ doanh nghiệp và phát triển nó theo chiến lược đã được vạch ra cho tương lai. 90 ngày là khoảng thời gian không dài, nhưng cũng đủ để một giám đốc CNTT có tài ổn định lại mọi thứ và chứng minh được hiệu quả của công việc mình làm qua doanh thu.