ChúngTa.com

Xuất thân từ cậu bé thông minh và tinh nghịch, ham mê lập trình đến mức độ điên khùng, từng tham gia tất cả các công đoạn của sản xuất phần mềm, Bill Gates hiểu một cách sâu sắc hơn ai hết về những đặc thù của công nghệ sản xuất phần mềm. Từ đó, ông đã đề ra một phương pháp tổ chức-quản lý vô cùng độc đáo trong công ty của mình. Và đó cũng chính là một yếu tố quyết định sự thành công chói lọi của Microsoft.

Chúng ta hãy cùng nhau tìm hiểu các khía cạnh chính của một Phong cách quản lý Bill Gates để hiểu rõ hơn về Cách tổ chức công ty Microsoft ra sao? Hoạt động của công ty này như thế nào? và Họ hướng đến mục đích cuối cùng gì?

Lãnh đạo và mục tiêu

Tổ chức đội ngũ

Thực thi công việc

8. Thất bại là mẹ thành công: chấp nhận thất bại
9. Tiết kiệm là nguyên tắc: luôn tiết kiệm vốn và thời gian
10. Chấm dứt chủ nghĩa hình thức: không hình thức
11. Nơi làm việc là nhà của bạn: không khí thoải mái

1. Chiếm lĩnh thị trường là mục tiêu tối hậu

Microsoft luôn đặt mục tiêu chiếm lĩnh toàn bộ 100% thị phần sản phẩm mà nó đang bước vào. Tuy nhiên, đó phải là thị phần của số đông người dùng. Vâng, không dưới một triệu người dùng như có lúc Bill đã nói. Do đó, mặc dù rất "hiếu chiến" nó vẫn luôn dành đất hoạt động cho các công ty khác. Có thể ví như hổ thì chỉ tranh ăn với báo hay sói chứ không bao giờ để ý tới chim chó mà còn để phần lại cho chúng vậy !

Mục tiêu này được thể hiện ở mọi quyết định, trong mọi cuộc họp, trong mọi khâu từ phân tích, thiết kế đến sản xuất. Mục đích chung này đã cổ vũ mọi nhân viên Microsoft gắn kết với nhau tạo nên một lực lượng hùng mạnh, có thể động viên vào một cuộc chiến một mất một còn. Để thực hiện điều này, trong mọi cuộc họp, câu hỏi đầu tiên và quan trọng nhất luôn là :"Chúng ta cần làm gì để tăng thị phần lên ?".

Nghe nói rằng, tại Microsoft người ta viết phần mềm không đặt mục tiêu vì tiền mà vì niềm vui tột đỉnh của việc đưa một công ty phần mềm máy tính lớn nhất này chiếm lĩnh thêm một thị trường, một trận địa mới. Đấy cũng chính là lời phát biểu của Chris Peter, lãnh đạo nhóm lập trình Excel: "Chúng tôi không viết Excel để kiếm tiền, chúng tôi

chỉ muốn đẩy công ty phần mềm lớn nhất lúc đó ra khỏi thị trường của chính nó". Có thể hiểu lời phát biểu đó bằng nhiều cách, nhưng có một cách lôgic hơn cả: đúng là nhiều khi việc tung mọi nỗ lực để chiếm lĩnh thị trường thì thường mâu thuẫn với lợi nhuận trước mắt.. Thí dụ, để lấy thị trường trình duyệt từ tay của hãng Netscape, Internet Explorer đã được Microsoft cung cấp miễn phí. Nhưng xét về lâu dài, với việc chiếm được thị trường trong tương lai, công ty sẽ thu được những lợi nhuận khổng lồ thừa đủ đền bù mọi chi phí trong cuộc chiến giành giật thị trường đó, như việc nối mạng bằng Internet Explorer đã tăng thêm giá trị cho Windows, mà không tốn phí gì cho người tiêu dùng.

Đặt mục tiêu chiếm lĩnh thị trường là trên hết, Microsoft đã xác định một chính sách có thể gọi là: "sẵn sàng trả giá" gây rủi ro lợi nhuận "để làm tăng thị phần của công ty".

Tinh thần này ngấm vào mọi nhân viên của công ty động viên họ chấp nhận mọi rủi ro trong cuộc đấu tranh.

Mạnh dạn không có nghĩa là thiếu thận trọng. Đôi khi Microsoft có thể rút lui ra khỏi thị trường, hoặc do thị trường đang co lại, hoặc là do sự cạnh tranh không còn đáng với cái nỗ lực của họ hoặc vô số các lý do khác. Nhưng một điều có tính nguyên tắc là Microsoft sẽ không bao giờ rút lui ra khỏi thị trường chiến lược chủ chốt.

Vậy phải làm gì đây? Câu trả lời là: Hãy xác định thị trường chiến lược cho mình. Với mỗi thị trường được xác định hãy vạch ra cách thức chiếm lĩnh chúng.

Gắn một sản phẩm chiến lược chưa có lợi với một sản phẩm mà làm ra được tiền để cho sản phẩm phù hợp sinh lợi được là một cái chiến thuật thường được Microsoft sử

dụng nhưng cũng thường bị những công ty khác chỉ trích gay gắt.

Những quy tắc hoạt động sau đây là thông lệ của Microsoft để hướng đến mục tiêu cuối cùng của mình:

2. Bill Gates là “người cầm lái vĩ đại”

Bill Gates luôn tham gia vào mọi quyết định mang tính chiến lược và vấn đề quản lý chủ yếu ở Microsoft cũng như giữ vai trò chủ chốt trong phát triển công nghệ, sản phẩm mới.

Bill kiểm soát công ty sát sao hơn bất cứ sự kiểm soát của một giám đốc điều hành ở một công ty lớn nào khác. Hàng tháng, lãnh đạo của các nhóm dự án và lãnh đạo riêng của từng dự án trao đổi e-mail để báo cáo về hiện trạng của từng dự án và những vấn đề nổi lên của nó. Mẫu báo cáo hàng tháng có định dạng sẵn và xoay quanh việc làm

nổi lên hai vấn đề đáng quan tâm nhất: hiện trạng của dự án và những vấn đề phát sinh.

Ở Microsoft, sáng thứ bẩy hàng tuần, Bill thường dành ít nhất một tiếng mời các vị phó chủ tịch đến, nghe trình bày và “thọc” vào các chi tiết của từng dự án. Bill đặc biệt rất quan tâm về các hiệu suất công việc. Bill giữ được kiểm soát tới từng bộ phận thông qua các phó chủ tịch công ty.

Hàng năm, toàn thể công ty Microsoft được chở tới tụ tập ở những nơi có sân khấu biểu diễn bằng những chuyến xe buýt để vui vẻ nói chuyện với nhau về những vấn đề lớn nhất của công ty như mục tiêu chiến lược và chiến thuật thực hiện của Microsoft do Bill Gates trực tiếp diễn giảng. Các thành viên của nhóm cũng thoải mái thảo luận xem xét sắp tới nhóm mình sẽ đi về đâu. Nó tuy là những cuộc họp nhưng “không buồn ngủ” vì Bill nói chuyện rất vui và sâu sắc. Sau những buổi vui như vậy, mọi người đều hiểu hơn về tầm nhìn xa trông rộng của Bill Gates.

Có những cuộc họp của Bill chỉ là để Bill biết thêm về một dự án hay một vấn đề đặc biệt. Những cuộc họp này mang tính chất trực tiếp, tập trung và thẳng thắn đôi khi có những tranh luận kịch liệt. Bill nói chuyện trực tiếp với chính người thực hiện dự án, kể cả những chi tiếp lập trình. Đặc biệt là Bill có thể nhớ tất cả về cuộc họp đã từng diễn ra trước đó.

Để tiếp xúc với Bill bạn phải sắc sảo cả về kỹ thuật lẫn kinh doanh. Đôi khi để tiếp xúc thực tế, Bill tạt ngẫu nhiên thăm các nhóm làm việc để nhận thêm những hình ảnh chi tiết về một dự án và phỏng vấn tốt nhất về dự án, tham dự vào nhận tin của từng cá nhân. Bill có thể xuất hiện, bất kỳ lúc nào là một nhắc nhở với mỗi nhân viên Microsoft rằng Bill sẽ luôn ở bên bạn.

Tại Microsoft, những nhân viên điều hành khác cũng có những cách làm việc tương tự như phong cách của Bill. Điều này nói lên rằng với Microsoft bức tranh diễn ra hiện tại và tương lai với giới lãnh đạo là rất rõ ràng và sáng sủa.

Bill và các quan chức điều hành cấp cao khác đều là những người có các trang Web riêng của mình. Mọi người làm việc trong công nhiều năm đều có thể gửi e-mail cho Bill và anh sẽ hành động theo những e-mail này khi cảm thấy cần thiết. Điều này có nghĩa là Bill có mặt khắp mọi nơi, mọi lúc, thường xuyên nhận được mọi thông tin cần thiết cho công việc điều hành và ra quyết định đúng lúc của mình.

3. Con người là nhân tố quyết định

Cũng một đoàn quân khi ra trận, yếu tố thành bại ở đây chủ yếu là con người với trí thông minh và lòng quả cảm của họ. Chính sách tuyển dụng người tài bao giờ cũng được đặt lên hàng đầu tại Microsoft.

Công ty Microsoft cố gắng thuê được những người thông minh, hay còn có thể gọi là khôn ngoan cũng được, tùy theo cách hiểu của mỗi người về hai từ đó. Tiêu chuẩn được nói một cách ước lệ ở đây là: những người nằm trong số 5% thông minh nhất hành tinh trong lĩnh vực chuyên môn của họ.

Vậy thông minh nhất được hiểu như thế nào? Điều đó tùy thuộc vào công việc mà họ sẽ làm, là người quản lý sản phẩm hay lập trình, là luật sư hay kế toán... của công ty. Phải hiểu là chọn những người khôn ngoan nhất cho công việc của họ và từ khóa là khôn ngoan chứ không phải là biết nhiều.

Người thông minh thì có khả năng khởi động sớm bộ não để suy nghĩ. Họ có vai trò quan trọng chủ chốt, bởi vì những người này có thể nắm bắt được lỗi lầm sớm nhất và sẽ bắt kịp với cách làm việc hiệu quả hơn trong công việc, do vậy tiết kiệm thời gian trong hoạt động của chính mình và tiết kiệm thời gian, tiền bạc cho công ty.

Tại Microsoft phải thật thông minh mới có thể thành công được. Những con người thông minh chỉ luôn mong được làm việc với những người thông minh. Các nhân viên tại Microsoft phải là những người thật giỏi bởi rồi họ sẽ phải làm việc với những người cũng rất thông minh. Một trong những điều thú vị là làm việc tại Microsoft cho dù là người thông minh đến mức nào thì họ vẫn luôn phải cố gắng hàng ngày tương xứng với công việc của mình.

Để tuyển được các nhân tài cho hãng, bộ phận nhân sự do David Pritchard làm giám đốc đặt nhiệm vụ áp dụng các biện pháp hữu hiệu nhất để tuyển và đào tạo ra các siêu nhân. Việc lựa chọn người được tiến hành dưới nhiều hình thức. Hàng chục nhân viên làm việc theo kiểu săn đầu người chuyên theo dõi các chuyên gia giỏi nhất của các hãng nổi trội trong công việc mà bản lĩnh và tài năng đã được thừa nhận. Các nhân viên của Microsoft tiếp xúc công khai hoặc bí mật với họ; lôi kéo, mua chuộc bằng các ưu thế vật chất và tinh thần của Microsoft, vì biết rằng riêng cái tên Microsoft đã có sức lôi kéo rất lớn đối với đa số các chuyên gia tin học ở Mỹ cũng như ở nước ngoài. Những nhân tài này còn có thể tiềm ẩn trong số các sinh viên của các trường đại học, thông qua bảng điểm và khả năng sáng tạo qua các kỳ thi hay các hội chợ lớn. Nhưng việc lựa chọn không chỉ bó hẹp trong ngành chuyên môn tin học. Là một công ty hàng đầu, năng động, Microsoft còn nhắm cả vào đội ngũ các chuyên gia tài chính, marketing, tổ chức mạng lưới thương mại.... Điều bắt buộc đó là những người cực kỳ giỏi vì Pritchard đã từng nói: Khi tuyển nhầm những người có khả năng trung bình thì đó là chuẩn bị cho ngày tàn của Microsoft ! .

Sau khi lọc lựa hàng nghìn hồ sơ để chọn một, nhờ có hệ thống xử lý thông tin tin học đánh giá một cách tổng hợp, các ứng cử viên phải qua một đợt phỏng vấn. Một nhóm 4-5 người của bộ phận nhân sự sẽ tiến hành phỏng vấn đối với những người dự tuyển. Mỗi người phỏng vấn một giờ và từng người phỏng vấn lần lượt. Tất nhiên câu hỏi rất khó, có thể làm nản lòng những người tự tin nhất. Song các giám khảo không cho câu trả lời đúng hay sai là quan trọng. Cái họ quan tâm là năng lực tư duy để xác định cách ứng xử thông minh và nhanh nhạy của mỗi ứng cử viên trước mỗi tình huống khó cần giải quyết. Đối với cuộc phỏng vấn kỹ thuật có những câu hỏi về lập trình, câu hỏi nọ nối tiếp câu hỏi kia, trong lúc đó các ứng cử viên này phải viết ra một chương trình ngắn để trả lời. Đối với vị trí của người quản lý phần mềm thì thí sinh này được trao cho các tình huống và cách họ sẽ giải quyết các tình huống đó như thế nào. Nếu những câu trả lời chung chung thì ứng cử viên sẽ được đẩy vào các tình huống đặc biệt và chứng tỏ ứng cử viên không biết rõ chủ đề. Mỗi người phỏng vấn ngay khi cuộc phỏng vấn kết thúc đều phải gửi e-mail cho tất cả những người phỏng vấn khác với chỉ một từ “thuê” hay “không thuê”.

Trong Microsoft có một số người tài hoa, một số người thậm chí còn chưa tốt nghiệp được trung học cũng như ngành tin học. Nhưng những người này lại được trả lương như những người có bằng cấp. Không có lý do gì trong bất kỳ một ngành công nghiệp nào mà lại không thuê một người có phẩm chất đơn thuần chỉ vì họ không có bằng cấp cả, tất cả vấn đề là những người ấy có thể thực hiện công việc tốt đến đâu.

Được nhận vào Microsoft, có thể ai đó đã tự hào là một nhân tài rồi đấy. Nhưng chưa phải là đã yên vị, còn phải biết cố gắng liên tục để giữ ghế. Cứ 6 tháng một lần, mọi người phải trải qua các cuộc đánh giá hiệu quả làm việc. Những cuộc đánh giá như vậy sẽ cho thấy một người có làm tụt hậu công ty không, nếu có chắc kết quả sẽ là gì rồi. Kết quả đánh giá sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến việc thăng tiến nghề nghiệp của bạn, mức lương, số cổ phiếu được phân phối.

Tóm lại, để làm việc được ở Microsoft bạn phải là một người thông minh, luôn biết cống hiến hết sức lực và tài năng của mình cho công việc của hãng, và bù vào đó bạn cũng được đền đáp một cách xứng đáng.

4. Đoàn kết là sức mạnh

Tinh thần của toàn công ty là một ưu thế cạnh tranh cực kỳ lớn của Microsoft. Khi cần tham gia một trận đánh lớn thì lúc đó tinh thần toàn công ty gồm trên 30.000 người được bộc lộ mãnh liệt nhất, như đã thể hiện trong việc cho ra đời phần mềm Internet Explorer trong một thời lượng kỷ lục là 9 tháng để đuổi kịp và vượt Netscape Navigator. Với tinh thần đoàn kết đó, tất cả đều cố gắng để hoàn thành bất kỳ việc gì, đều tập trung để đạt đến cùng một mục tiêu.

Để gắn kết mọi người với công ty, Microsoft có một chính sách để tất cả các nhân viên đều sở hữu một phần dự án của mình. Hiển nhiên là tất cả những người này đều phải làm việc với nhau nhưng mỗi người vẫn sở hữu riêng một phần kết quả công việc của mình.

Điều chủ chốt tượng trưng cho tinh thần của toàn công ty là sự tập trung tối đa vào một đề án của mỗi người. Sự tập trung này tạo cho mỗi nhân viên một cái gì đó để sống và chết. Các nhân viên có thể sống, ăn, ngủ và thở theo dự án của họ và họ sẽ làm như vậy. Điều này không phải là nói quá. Mọi người tại Microsoft vào mọi lúc sẽ làm một chút ít gì đó khác hơn là việc ngủ và làm việc. Họ thường làm việc ngoài giờ mà đấy là sự tình nguyện của họ chứ không phải bởi vì họ được yêu cầu phải làm. Cách làm việc tập trung cũng cho phép nhân viên đạt được hiệu suất hơn. và một môi trường hiệu suất giúp tái tạo ra tinh thần toàn công ty bởi vì mọi người hạnh phúc hơn, sung sướng hơn.

Trong công ty thường tổ chức những buổi họp, sinh hoạt chung với mục đích duy nhất là giải trí, và ở đó đã diễn ra nhiều trò chơi như những cuộc đấu gươm giữa những người quản lý cấp dưới và cấp trên chẳng hạn. Mọi người đều cùng cười vui với nhau, mọi người đều có điều gì đó để nói về những ngày sắp tới, tham dự vào những sự kiện chung là một phần chủ chốt để xây dựng nên tinh thần của toàn công ty bên trong tổ chức. Phần lớn những cuộc chơi này đều kết thúc với một bữa tiệc với những thức ăn tươi, ngon.

Điều này làm cho mọi người một cơ hội phụ để nói chuyện với nhau và xây dựng nên tinh thần nhóm. Chạy quanh và bắn bóng hay súng phun nước trong các phòng hoặc làm một cái gì đó rất thú vị là chuyện bình thường ở công ty. Mọi người đang làm việc cũng đều cảm thấy vui vẻ. Vấn đề là họ quyết định làm theo cách của riêng mình nên mọi sự họ làm nói chung không thể tìm thấy được làm ở đâu khác nữa.

Không có nhiều phần thưởng được trao tại Microsoft. Phần thưởng trong mọi trường hợp là cổ phiếu Microsoft bổ sung. Việc mua bán cổ phiếu không phải là mục tiêu chủ chốt để xây dựng nên tinh thần toàn công ty, nhưng là cách hiệu quả nhất và dễ dàng thực hiện nhất. Việc mua bán cổ phiếu cũng quan trọng tương đương trong việc giữ mọi người ở lại công ty. Có một thực tế là hơn 5000 nhân viên Microsoft đã trở thành các triệu phú thông qua hoạt động cổ phiếu ưu đãi (stock-option) - một điều chưa từng có ở bất kỳ một công ty nào trên thế giới.

Lương không phải là điều hấp dẫn nhất tại Microsoft. Bill Gates từng nói: “Tôi không trả lương cao cho nhân viên, nhưng ai nấy đều thấy khoan khoái vì có cảm giác rằng mình là người đang thay đổi thế giới”. Thực tế, tiền lương Microsoft trả cho nhân viên kém các công ty khác đến 15%. Nhưng không sao, cái quan trọng là thu nhập từ stock-option mà tổng trị giá lên đến 25 tỷ.

Vốn đầu tư của Microsoft tăng lên liên tục, giá cổ phiếu - do công ty ăn nên làm ra tăng không ngừng. Trong không đầy 3 năm, giá cổ phiếu tăng từ 23,4 USD lên khoảng 140 USD hiện nay. Các phân phối stock-option của Microsoft cũng làm các nhân viên toàn tâm, toàn ý với công ty dốc lòng, dốc sức đưa công ty đi lên.

5. Liên kết của các nhóm nhỏ năng động

Người ta thường nói đến Microsoft như là một công ty độc quyền khổng lồ sẵn sàng nuốt chửng những gì nó gặp phải trên đường tiến. Tuy nhiên, do quy mô lớn, các công ty loại này thường kém năng động hoặc chậm thay đổi để thích nghi với thị trường hơn các công ty nhỏ, dẫn tới việc các công ty lớn thường trì trệ, tăng trưởng chậm. Còn Microsoft lại là ngoại lệ, mặc dù có quy mô khá lớn nhưng công ty lại tăng trưởng như những công ty nhỏ. Vậy bí quyết nằm ở đâu?

Rõ ràng là nếu coi hiệu suất công việc là quan trọng thì nhóm làm việc nhỏ là cách tổ chức tốt nhất. Các nhóm làm việc nhỏ thường có rất nhiều sáng tạo trong công việc, đổi mới công nghệ, cải tiến để làm tăng hiệu suất chung. Cấu trúc tổ chức được thiết kế theo nhóm dự án là hợp lý, vừa sát với công việc lại rất dễ dàng đổi mới khi cần thiết. Vì vậy, Microsoft được tổ chức như là tập hợp các nhóm làm việc nhỏ gọn. Công ty dành mọi ưu tiên tối đa về thời gian và nguồn lực, phương tiện cho các nhóm. Trong công ty chỉ có vài bộ phận như bộ phận làm nhiệm vụ thư tín-điện thoại, thông tin quản lý hay trung tâm quảng cáo, luật để đảm bảo sự hiện diện của công ty như một bức tranh thống nhất. Các bộ phận này được quản lý bởi một trung tâm điều hành, theo dõi sự phối hợp giữa các nhóm trong công ty mẹ. Công ty cũng cai quản các dự án theo nghĩa trong khi từng nhóm kiểm soát công việc của mình trong dự án thì nó cũng nằm cả trong một chiến lược lớn của công ty.

Công ty lớn nhưng hoạt động vẫn linh hoạt như một công ty nhỏ, đấy chính là một bí quyết của sự tăng trưởng nhanh chóng của Microsoft.

6. Vào cuộc phải hết mình

Sản xuất phần mềm là một ngành luôn phải đối mặt với một thị trường mà tính đặc thù của nó không có ở bất cứ một thị trường nào trước đó trong lịch sử loài người. Đó là sự cạnh tranh gay gắt mang tính sống còn hàng ngày. Một thất bại trong lĩnh vực này có khi kéo theo sự sụp đổ của cả một công ty lớn. Lịch sử tuy ngắn của công nghiệp phần mềm nhưng đã có không ít những thí dụ để chứng minh điều đó.

Nhiều công ty lớn đang thống trị thị trường đột nhiên sụp đổ hay bị công ty khác mua lại, "nuốt mất". Lý do có nhiều, có thể là do nó không nhận ra một cơ hội đang xuất hiện cho sản phẩm mới và cơ hội đó bị đối thủ tiềm tàng của mình giật mất, cũng có thể là nó nhận ra cơ hội những không đủ sức để tận dụng cơ hội đó.

Trong cuộc chiến khi chỉ tồn tại hai khả năng thắng-sống và thua-chết thì cách duy nhất là phải huy động tổng lực cho trận chiến đó. Bao nhiêu công việc, toan tính khác cần phải dẹp hết, "phải đánh cược cả công ty vào một trận chiến cụ thể nào đó !". Đấy chính là điều mà trong các cuộc họp công ty hàng năm, Bill Gates luôn nhắc đi nhắc lại không biết mệt mỏi. Như gần đây, Bill thường nói: "Chúng ta đặt cược cả công ty vào Internet !". Đấy chính là tình huống mà xảy ra tích "Hàn Tín qua sông đốt thuyền" trong thời kỳ Hán Sở tranh hùng ở Trung Quốc vậy. Hai câu chuyện sau đây giúp chúng ta hiểu rõ hơn bí quyết giành chiến thắng này của Bill Gates và Microsoft.

Microsoft thường được gọi là ngôi nhà được dựng lên từ sản phẩm MS-DOS. MS-DOS đã từng là nguồn lợi tức chủ yếu của Microsoft trong tất cả những năm đầu và MS-DOS đã chiếm tới 80-80% thị trường hệ điều hành cho máy PC hồi đó. Nó được cài đặt cho mọi máy PC mới, thực tế không đòi hỏi mất công nhiều hơn cho quảng cáo và những chi phí để phát triển cũng là tối thiểu.

Ngày nay, MS-DOS không còn được bán nữa. Bạn có thể hỏi :"Vậy công ty nào đã lấy mất nguồn lợi nhuận căn bản này từ tay Microsoft ?" Xin trả lời "Chính Microsoft đã chủ ý làm điều đó !". Lại hỏi: "Tại sao ngay khi sản phẩm này chiếm được thị trường, mang lại lợi nhuận chính cho mình thì Microsoft lại bắt đầu vứt bỏ nó ?" Trả lời: "Vì Microsoft thay thế bằng một sản phẩm tốt hơn, mà trong trường hợp này là Windows, thì một sản phẩm khác tương tự như Windows của hãng khác tất yếu sẽ ra đời, và khi đó sự tồn tại của Microsoft sẽ chấm dứt".

Trong câu chuyện trên ta thấy, Microsoft đã luôn chủ động "giết" các sản phẩm của mình, không bao giờ dành việc đó cho các đối thủ. Nói đúng hơn là họ thường xuyên cải tiến hoàn thiện những sản phẩm của mình dù nó đang chiếm lĩnh tuyệt đối thị trường, như trường hợp Word và Excel. Hoặc thay thế hoàn toàn một sản phẩm nào bằng một sản phẩm khác hẳn, tức là chủ động "giết" các sản phẩm đó một khi họ thấy là cần thiết. Còn sau đây là câu chuyện "đặt cược cả công ty vào Internet" mà Bill luôn nói ở trên.

Internet xuất hiện, rồi sau đó một vài năm là World Wide Web. Microsoft đã quen dùng Internet và sống gần gũi với e-mail. Cho nên Internet không phải là mới hoặc không ai biết. Nhưng bỗng nhiên Web bắt đầu bùng nổ, không trường đại học kỹ thuật nào lại không dùng nó. Netscape với phần mềm duyệt Internet "Netscape Navigator" xuất hiện trong khung cảnh đó và đe doạ Microsoft và sự độc quyền của Microsoft về Windows, đe doạ quyền sở hữu chiến lược phần mềm cho máy tính để bàn và cuối cùng là đe doạ toàn mô hình kinh doanh của Microsoft bằng việc chuyển phần lớn tính toán để bàn sang chạy trên bộ phục vụ Web.

Thực ra Microsoft không có ưu thế nào trong trò chơi Internet và hoàn toàn đi sau Netscape. Tại đại bản doanh, Bill Gates nhìn vào Internet và nhận thấy những điều sắp xảy ra và những việc cần phải làm ngay. Lệnh hành quân thần tốc được ban bố:"Tương lai của công ty bây giờ là Internet !". Tất cả các kế hoạch cho những năm tới, các thiết kế dự án, các chiến dịch tiếp thị... đều bị cắt bỏ, thậm chí huỷ bỏ khi chúng cản trở mục tiêu mới. Kết quả là trong vòng 9 tháng Microsoft đã đi từ không có chiến lược Internet trở thành tập trunh vào Internet và đã áp đảo được đối thủ Netscape. Liệu có bất kỳ công ty nào trong hàng ngàn công ty hàng đầu thế giới có thể thay đổi tiến trình của mình 180^o trong vòng 9 tháng không? hay thậm chí trong vòng 9 năm? Chỉ có mình Microsoft mới có thể làm được điều này!

7. Việc hôm nay mới là quan trọng

Khẩu hiệu của công ty Microsoft thật là đơn giản: Ngày hôm nay bạn định đi đâu? (Where do you want to go today ?) . Vâng, ngày hôm qua bạn đã tạo ra một đơn vị kinh doanh mới, bạn tiến bước vào thị trường và chiếm lĩnh được một phần của nó, bạn đã chi phối nó, thế rồi sao nữa? Đó là chuyện của ngày hôm qua, điều thực sự đáng quan tâm bây giờ ở hãng chỉ là: bạn định làm gì ngày hôm nay?

Microsoft luôn hiểu rõ những quy luật vận động khắt khe đầy những sôi động và biến chuyển khó lường hết của thị trường và luôn trông chờ những kết quả mới của bạn ở phía trước chứ không nhìn vào những cái bạn đã làm. Đây chính là khái niệm đáng sợ cho mọi nhân viên vì bạn không thể dừng lại để nghỉ ngơi nhiều được. 10 năm phục vụ tận tình chẳng có nghĩa gì cả, hàng ngày bạn phải tiếp tục chứng minh, khẳng định giá trị của mình.

Không ai tại Microsoft tốn kém nhiều thời gian vào việc bào chữa. Nếu có vấn đề, mọi người tập trung vào mục đích và muốn nghe về giải pháp giải quyết khó khăn. Lời bào chữa chỉ làm chậm tiến độ giải quyết vấn đề. Tại Microsoft thành công là thước đo duy nhất nên những lời bào chữa lầm lỗi trở thành vô nghĩa. Vấn đề chủ chốt là cần phải làm gì để sửa chữa sai lầm.

Microsoft đã hấp dẫn các nhân viên bởi công ty tạo ra một môi trường làm việc thân thiện, sôi động, khuyến khích và tạo mọi điều kiện cho sự tiến bộ mọi mặt và nhất là thành công của mỗi người. Đa số mọi người đang làm tại Microsoft đều từng là những học sinh thông minh nhất, học giỏi nhất ở trường phổ thông hay các trường đại học. Khi rơi vào môi trường sôi động ở Microsoft, xung quanh toàn là những người giỏi hơn, thông minh hơn, mỗi người đều cảm thấy thoả mãn vì mình có thể học tập được nhiều hơn và chính môi trường cạnh tranh chất lượng càng giúp cho họ phấn đấu vươn lên. Họ học cách suy nghĩ mọi việc, xoay vần xem xét nhiều mặt một vấn đề. Hàng ngày họ cố gắng nâng giới hạn khả năng của cá nhân mình: làm cho công việc hiện tại tốt hơn, cần cù hơn, đổi mới nhiều hơn, sáng tạo nhiều nữa. Tất cả mọi người đều giúp nhau làm cho tính tích cực của cá nhân, tập thể trong việc đưa công việc của công ty tiến triển nhanh.

8. Thất bại là mẹ thành công

Ông cha ta thường nói: "Một lần ngã là một lần bớt dại, ai nên khôn mà chẳng dại đôi lần!".

Ở Microsoft người ta không sợ thất bại và sai lầm, và đôi khi còn hơn thế nữa: sai lầm được coi là tất yếu, điều có thể xảy ra với tất cả mọi người. Nói cách khác, thượng đế không ban cho ai đặc quyền tránh được sai lầm hay thất bại. Các nhà lập trình làm sao lại không phạm lỗi vô ý nào đó trong chương trình máy tính được? Những lỗi này là do các điều kiện họ đã không xem xét tới, không hiểu một cách đầy đủ vấn đề hay hệ thống, sai phạm khi gõ vào máy.... Các công ty phần mềm phải chấp nhận rằng các nhân viên của mình không phải lúc nào cũng tuyệt đối hoàn hảo và rằng sai hỏng là một phần thường xuyên của công việc tạo ra các phần mềm. Và chừng nào chúng không ngây ngô quá đáng thì về cơ bản chúng sẽ bị quên đi và bỏ qua. Vấn đề mấu chốt là tìm ra các hỏng hóc nhanh chóng nhất có thể được và tìm mọi cách để khắc phục chúng.

Để hiểu về những sai lầm được chấp nhận hay thậm chí còn được khuyến khích ở Microsoft ta hãy hình dung một tình huống có thể xảy ra tại các doanh nghiệp khác về việc tổ chức triển lãm của hãng. Nếu người điều hành chấp thuận một cuộc triển lãm và thế rồi cuộc triển lãm đó thất bại thì thường người này sẽ bị sa thải, nhưng nếu người đó không chấp nhận việc triển lãm thì công việc của người đó chẳng có rủi ro gì xảy đến cả. Đa số những công ty kinh doanh lớn đền làm việc và đánh giá nhân viên theo phương châm: "Thành công là tốt, nhưng thất bại thì không thể chấp nhận được".

Tại Microsoft nếu thất bại là nhanh chóng thì được chấp nhận nhưng thất bại chậm chạp thì lại không chấp nhận được. Nhưng thậm chí còn không chấp nhận được hơn là không thất bại. Nếu người ta không bao giờ thất bại thì người ta không thể cố gắng vươn lên. Thất bại có nghĩa là phải cố gắng làm theo một cách khác hay làm một cái khác trước. Trong phần lớn các trường hợp, bạn sẽ tìm ra một cách tiếp cận khác, một hệ thống khác, một giải pháp khác tốt hơn mà sẽ phải áp dụng.

Thất bại nhanh chóng thông thường là dẫn tới việc tìm ra một giải pháp khác thành công một cách nhanh chóng mà không đóng lại toàn bộ dự án. Phần lớn dự án thất bại thì được coi là không thất bại vì không còn cách nào có thể làm cho chúng đi đến thành công. Chúng ta đã đi sai đường và không ai có thể thay đổi hướng đi một khi đã thành một điều hiển nhiên rằng con đường đó mang định mệnh duy nhất - thất bại.

Một việc trình bày về trạng thái của dự án cho cấp quản lý cũng phải bao gồm một điều là các nhân tố rủi ro hiện có của dự án và các rủi ro thực tế sẽ được đo lường như thế nào? Không ai trong cấp quản lý lại có thể chấp nhận một báo cáo trạng thái mà không có một danh sách các rủi ro được biết tới và chính yếu. Tại Microsoft thất bại là được dự kiến, không ai đã thành công ở đó mà không có một thất bại điển hình nào. Trong một vài trường hợp người chịu trách nhiệm cho thất bại lại đáng được nêu gương bởi những điều họ học được từ các thất bại đó. Có những thất bại có thể tránh được. Đôi khi kết quả của việc không có khả năng hoặc là của yếu kém, điều chủ chốt là bạn hiểu tại sao các thất bại đó xuất hiện.

Tại Microsoft không có sự trừng phạt cho những thất bại không thể hiểu được. Trên con đường đi tới thành công, bên cạnh những điều ng.u dốt quá đang và có những phần thưởng xứng đáng cho sự thành công, cho nênnhững nhân viên của Microsoft sẽ cố gắng hết sức từ thành công này đến thành công kia mà không phải quá lo lắng về những nỗ lực đó có thể không dẫn tới thành công. Điều quan trọng nữa là các nhân viên sẽ không phí phạm nhiều thời giờ vào các nhiệm vụ mà không có hiệu suất, được mang nghĩa bao quát bất kỳ sự khiển trách nào về những sai lầm dẫn đến thất bại.

Ngay lập tức sau khi mỗi dự án được hoàn tất, Microsoft cũng như nhiều công ty kỹ nghệ cao sẽ họp tổng kết dự án. Trong các cuộc họp, người ta luận về mọi điều đã làm, làm đúng hay sai và những điều có thể để làm tốt hơn. Mục đích cuộc họp là để vạch ra cách thức tiến hành đó tốt hơn, ít sai lầm nhất vào lần sau.

Các bài học về sai lầm được phổ biến rộng rãi cho mọi người rút kinh nghiệm. Thu được bài học từ những sai lầm của người khác bai giờ cũng phải trả giá thấp nhất. Trong công ty có quy tắc bất thành văn là một tin tức xấu đều phải được phát tán, loan báo nhanh chóng. Mọi điều cảnh báo chỉ có giá trị khi ta biết trước khi chúng có thể xảy đến.

Tại Microsoft, các nhân viên không phải lo lắng gì về sự bất đồng đơn giản có lý do hợp lý đều được trông đợi và mọi người đều thực hiện điều đó. Sự sẵn sàng tranh đấu này và việc không có bất đồng nghiêm trọng với cấp quản lý đen lại cho các nhân viên quyền lực phi thường. Khi có sự bất đồng thì người nhân viên phải có một lý dio hợp lệ, cụ thể hỗ trợ và phải đưa ra được giải pháp tốt hơn. ở đây, bất đồng với thủ trưởng không phải là điều đáng sợ, mà sợ nhất là mình không nhìn ra sai lầm của chính mình.

9. Tiết kiệm là nguyên tắc

Mặc dù là một công ty giàu có nhất thế giới, với vị chủ tịch là người giàu nhất hành tinh và là một công ty sẵn lòng bỏ ra đến 3-4 tỷ đôla một năm cho nghiên cứu và phát triển (R&D). Thế nhưng một điều tưởng như trái ngược là Microsoft và Bill Gates vẫn luôn coi việc tiết kiệm là một vấn đề có tính nguyên tắc với quan niệm tiết kiệm là trách nhiệm của công ty đối với niềm tin của các nhà đầu tư đối với Microsoft và tiết kiệm là sự giảm bớt tối đa mọi chí phí không cần thiết, không đem lại hiệu quả thiết thực.

Dẫu cho trong hầu bao Microsoft bao giờ cũng nặng trĩu tiền bạc nhưng người ta lại nói đến hai vị lãnh đạo Gates và Ballmer là những nhà tỷ phú hà tiện bậc nhất: họ thường xuyên đi máy bay trong khoang ghế hạng phổ thông! Nhiều người cho là họ làm điều này để làm gương cho các nhân viên. Bill Gates thì không cho là như vậy. Anh nói, anh chỉ đi bằng vé hạng hai vì thứ nhất là ghế hạng hai đủ tốt đối với anh rồi, thứ hai vì anh quá nổi tiếng nên dù mua ghế hạng hai thì nhiều khi anh vẫn được người ta mời lên ngồi ghế hạng nhất (!), và thứ ba là khi máy bay vắng nằm dài trên những ghế hạng hai thoải mái hơn nhiều so với ngồi ở ghế hạng nhất.

Tiết kiệm là một triết lý cơ bản để duy trì khả năng cạnh tranh. Đó là phương thức quản lý chặt chẽ: chi tiêu chỉ dành cho công việc chủ chốt. Mọi sự chi tiêu xa hoa lãng phí sẽ làm hao mòn tiềm năng kinh tế, không đem lại những bồi hoàn cho đầu tư và tiểm ẩn hiểm hoạ cho phát triển dài lâu.

Khi công việc tại Microsoft thực sự cần 5 người thì chỉ 4 người được bổ nhiệm. Đây cũng là một hình thức tiết kiệm nguồn lực đến mức ngoại lệ. Điều này thực sự không chỉ là tiết kiệm tiền lương mà là nó luôn đặt công ty ở trạng thái khởi động như một doanh nghiệp nhỏ. Vì vậy họ luôn đạt tới mức tăng trưởng rất cao, liên tục - điều mà không hề gặp tương tự ở những công ty lớn khác.

Có thể tìm thấy những cách tiếp cận về tiết kiệm khác nhau ở mọi nơi trong Microsoft. Bill Gates và các giám đốc điều hành đều để để xe ở bãi chung, ăn trong nhà ăn chung hoặc trong phòng làm việc, tự làm những công việc đáng ra dành cho các thư ký như xem thư, soạn thư, chuyển thư... Nhờ đó, họ huỷ bỏ được những "tầng nhân tạo" làm chậm lại các việc giao dịch và ra quyết định.

Có câu châm ngôn: "Mọi sự tiết kiệm chung quy lại là tiết kiệm thời gian". Bill Gates luôn chú ý tiết kiệm "tài nguyên" quý giá nhất này. Anh cho việc sử dụng hiệu quả thời gian của mình là một bí quyết quan trọng nhất của sự thành công.

10. Chấm dứt chủ nghĩa hình thức

Tại Microsoft có một cách nhìn về nề nếp làm việc trong công ty rất độc đáo. Công ty giả thiết rằng tất cả các nhân viên của mình đều thông minh và dựa trên những nhân viên này mà đưa ra những quyết định thông minh và nếu một nhân viên không làm như vậy thì công ty sẽ giải quyết riêng với nhân viên đó thay vì áp đặt những quy tắc không cần thiết lên tất cả mọi người. Microsoft thực thi một nguyên tắc là đừng bao giờ tạo ra một quy định nếu như người ta không định tuân theo. ở đây, các quy tắc được đề ra không nhiều, vì vậy các nhân viên đều có thể nhớ hết và tuân thủ chúng.

Từ nhận thức, các cuộc họp thường làm hao mòn hiệu suất lao động lớn nhất, việc tổ chức các cuộc họp ở Microsoft được cân nhắc hết sức cẩn thận. Các cuộc họp được tổ chức đều có trọng tâm, tập trung vào những vấn đề chủ chốt và không xa lầy vào những chi tiết không quan trọng hoặc đi lang thang khắp mọi vấn đề không mấy liên quan. Hiếm khi người ta phải dự một cuộc họp tại Microsoft mà lại cảm thấy phí thời gian.

Nhiều cuộc họp đáng ra phải tổ chức đã được xoá bỏ, bởi việc sử dụng một cách hiệu quả hệ thống e-mail và mạng nội bộ. Có thể nói, đó là dòng máu sống của Microsoft. Qua e-mail và các trang Web, thông tin được thông suốt trong công ty, từ người này tới người khác, từ một người tới mọi người. Phần lớn những vấn đề nhỏ và cả nhiều vấn đề quan trọng đã được quyết định nhờ e-mail. Trong cuốn sách Kinh doanh theo tốc độ tư duy mới đây của mình, Bill Gates đã đặt nguyên tắc đầu tiên của việc áp dụng công nghệ thông tin trong một công ty lớn là : “Triệt để sử dụng e-mail cho truyền thông”. Bill cho rằng, e-mail là một thành phần then chốt của khái niệm “Hệ thần kinh số”, e-mail đã san bằng mọi kiến trúc đẳng cấp của một tổ chức. Nó khuyến khích các nhà quản lý học cách nghe nhiều hơn. Cả việc tiếp xúc với khác hàng cũng vậy, e-mail và các trang Web là những phương tiện tin cậy, hiệu quả và mau chóng nhất.

Tại nhiều công ta thường thấy một phong cách quản lý thông tin, chia sẻ thông tin chủ yếu dựa trên quyền lực, địa vị. Mọi người giữ thông tin khư khư cho bản thân mình và để nó nhỏ giọt ra chút ít chỉ khi tuyệt đối cần thiết. Microsoft làm điều ngược lại. Mọi người ở đây phát tán các báo cáo tiến độ, các lịch biểu thiết kế ứng dụng một cách rộng rãi nhất có thể được. Thông tin này được theo dõi và được bổ sung khi có yêu cầu. Nếu nhân viên tại Microsoft không phát tán thông tin thì người khác sẽ cho rằng thông tin đó không tồn tại hoặc nhân viên đó che dấu những thông tin xấu. Điều này làm cho hệ thống thông tin thông suốt, hiệu quả hơn nhiều và loại bỏ đi các mức độ quan liêu mà việc bảo vệ thông tin đòi hỏi.

11. Nơi làm việc là nhà của bạn

Từ những ngày đầu thành lập công ty, Bill Gates và Paul Alen đã đưa tác phong làm việc của chính mình thành “chuẩn mực” của Microsoft. Họ muốn làm cho các nhân viên của mình thật là thoải mái, hiệu suất và sung sướng nhất có thể trong công việc. “Chuẩn mực” đó là gì vậy? Câu trả lời tìm ở đâu?

Bạn hãy nhìn về gia đình. Mọi người thiết kế gia đình của mình để thành một nơi mình cảm thấy thoải mái và thích thú nhất. Họ thiết kế văn phòng của gia đình để là một nơi có thuận tiện, dễ dàng làm việc, dễ đạt hiệu suất cao.

Microsoft tạo cho tất cả các nhân viên làm việc chính thức có văn phòng riêng của mình, còn những người làm việc hay thực tập nội trú thì dùng chung một văn phòng thay cho phòng riêng cho mỗi người. Trong đó, tất cả mọi người đều có không gian riêng tư của mình. Đó là của họ. Họ có thể đóng cửa lại, bật nhạc lên, điều chỉnh ánh sáng và làm việc.

Tại Microsoft, văn phòng mới nói chung giống nhau cho tất cả mọi người. Các tay lập trình, thiết kế và phó chủ tịch có được văn phòng rộng gấp đôi. Các nhân viên có quyền tạo ra môi trường làm việc ưa thích riêng của mình, họ có thể bày biện văn phòng của mình để ứng với nhu cầu đặc biệt của họ. Bạn có thể treo lên những bức tranh ảnh, kim loại nặng lên tường, các đèn lên trên bàn làm việc của mình, rồi các bức tranh, đồ hoạ... lên cửa nếu bạn quyết chọn như vậy.

Nhiều văn phòng ở Microsoft đều có cửa sổ. Một lần nữa điều này lại tuân theo hướng dẫn về việc tưởng tượng ra một văn phòng gia đình vì thực tế không ai có một văn phòng gia đình lại không có một cửa sổ nào cả. Theo quan điểm đó, gần đây Microsoft xây thêm các toà nhà nhỏ hơn chứa khoảng 200 văn phòng và được thiết kế để sao một nửa các văn phòng có cửa sổ. Kích cỡ toà nhà nhỏ giúp cho duy trì được môi trường thân thiện hơn. Toàn bộ tổ dự án Windows 95 có một toà nhà riêng, nó có thể vận hành về mặt vật lý như một đơn vị tách biệt.

Không có luật quy định về ăn mặc tại Microsoft. Thay cho các bộ comlê và carvat mà ta thấy ở các công ty khác, ở Microsoft, trong mùa hè, ra lại thấy các kiểu áo cộc, áo phông và mọi thứ khác. Cũng như vậy, bản tin MicroNewws của công ty có đưa ra một lời thông báo rằng đi chân đất ở mọi nơi đều chấp nhận được, thậm chí khi vào quán cafe. Tóm lại, làm việc tại nhà bạn mặc gì thì các nhân viên có thể cũng mặc theo cách như thế ở chỗ làm việc. Mặc dù chưa thấy ai mặc một bộ đồ tắm để làm việc, nhưng điều đó chắc cũng được chấp nhận.

Ở Microsoft có một phòng cung cấp luôn mở. Bất kỳ thứ gì thông dụng đều có sẵn để cho mọi người lấy dùng. Máy photocopy nếu bạn cần có thể tới đó. Với bất kỳ cái gì ít được sử dụng thường xuyên thì nhận viên gửi e-mail tới chỗ cung cấp và thứ yêu cầu đó sẽ được giao vào ngày hôm sau.

Ở Microsoft không có việc quy định giờ làm việc với các nhà lập trình và điều hành. Tuy nhiên, một số vị trí cần làm đúng giờ như nhân viên hỗ trợ kỹ thuật, nhân viên tiếp tân của toà nhà. Các nhân viên có thể chọn giờ làm việc của mình nhưng phải có những khoảng thời gian xác định hàng ngày. Mọi người có thể bắt đầu vào những thời gian khác nhau và làm việc theo những giờ khác nhau mỗi ngày. Liệu điều này có dẫn đến mọi người làm việc ít hơn không? Ngược lại phần lớn mọi người đều làm ít nhất 10h ngày. Không có hệ thống ghi hay kiểm tra giờ giấc nhân viên. Nhân viên được đánh giá dựa trên công việc họ phải hoàn thành. Không cần đòi hỏi nhiều hơn cũng không ít hơn.

Microsoft có nhiều quán cafe tại chỗ. Điều này quan trọng vì chúng giúp các nhân viên không cần phải rời khỏi chỗ để đi ăn. Trong quán có cả món đặc sản, cafe trong một toà nhà này thì ăn chay,nơi khác phục vụ người sành ăn bánh pizza, hay món ăn dân tộc. Tất nhiên cũng có những quán cafe cung cấp bánh mỳ kẹp thịt, xa lát... ăn tại chỗ giúp ích cho công việc. Một lợi ích phụ xuất hiện là các nhóm làm việc trên một dự án hoặc có cuộc họp mở rộng thì có thể kéo nhau tới một quán cafe để thảo luận ở đó, không có sự gián đoạn trong những luồng suy nghĩ nhóm, với cafe, thức ăn ngon lành, không khí thoải mái họ không có các đặc điểm như ở khách sạn bốn sao nhưng phục vụ thì tốt hơn nhiều. Giống như nước uống được cung cấp miễn phí, cafe cũng được dùng thoải mái trong môi trường tốt hơn ở nhà với nhiều thứ dễ chọn. Bill cũng ăn trong những quán cafe hay ngay tại phòng làm việc. Không có các phòng ăn cho khách đặc biệt vì các chế độ đặc biệt cho các nhân viên cao cấp chỉ gây hại cho đạo đức công ty.

Cách tổ chức nơi làm của công ty chỉ nhằm một mục đích là làm tăng thêm tinh thần làm việc của nhân viên và do đó tăng thêm năng suất của từng thành viên. Chế độ trả lương trực tiếp cũng giữa cho họ tập trung vào công việc. Thực tế các nhân viên trong hãng sẽ dành nhiều giờ hơn cho công việc của họ, do đó, Microsoft đã nhận được ích lợi tối đa từ từng nhân viên của mình.

Thay lời hẹn gặp

Có thể nói, mẫu hình doanh nghiệp Microsoft thực sự là mẫu hình kinh tế thành công chói lọi của thế kỷ XX. Sự sáng suốt, tầm nhìn trí tuệ và những bài học quản lý của Microsoft, Bill Gates có thể ví như một "ngọn hải đăng" soi rọi cho hoạt động kinh doanh trong bất kỳ ngành nào.

Chúng tôi tin tưởng rằng các bạn cũng nhận ra những bí quyết thành công của Microsoft, đứng trên những bí quyết đó hối hả dốc sức tiến bước vững chắc trên thương trường và gặt hái những thành công của mình.