ChúngTa.com

Trong một đợt tập huấn về quản lý thời gian cá nhân để nâng cao hiệu quả công việc, một giám đốc dự án đã rất bực bội khi thấy kết quả kiểm tra không như mong đợi. Các nhân viên xuất sắc nhất của ông không đạt kết quả cao về tính hiệu quả trong quản lý thời gian.

Trái lại, những nhân viên mà ông cho là chưa sốt sắng trong công việc lại có kết quả khả quan hơn. Lý do là vì bài kiểm tra được thiết kế dựa trên nguyên lý: người dành thời gian cho công việc của cơ quan hơn là cho cá nhân và gia đình là người bị mất cân đối trong việc quản lý thời gian.

Quả vậy, những chuyên gia giỏi của vị giám đốc nọ rất tận tụy với công việc. Họ là những người đã và đang hy sinh đến sức khỏe, hạnh phúc của mình mà không hề hay biết hoặc khi biết thì trở thành thói quen, nếp sống khó sửa chữa được. Những người này thay gì dành thời gian cho việc hoạch định, tổ chức và thiết lập mục tiêu rồi mới tiến hành, thì lại lao vào giải quyết công việc không thiết đến quỹ thời gian quý giá mà tạo hóa đã ban cho mỗi người.

Trong cuốn Quản lý thời gian dành cho những người không thể quản lý được nó, Ann McGee-Cooper đã viết: "Nếu biết học hỏi để cân bằng giữa công việc và vui chơi, giải trí, cuộc sống của chúng ta sẽ hạnh phúc hơn". Theo các chuyên gia về quản lý thời gian, tỷ lệ thích hợp giữa công việc và vui chơi giải trí là 50-50. Vì vậy, thay vì khen thưởng động viên những nhân viên tận tụy với công việc cơ quan, nhà quản lý cần biết cách giúp cho nhân viên của mình có sự cân bằng giữa công việc và nghỉ ngơi.

Ngoài ra, việc tạo điều kiện gián đoạn công việc để nhân viên nghỉ ngơi đôi lúc lại là dịp để nhà quản lý "nhìn sâu vào hệ thống" một cách khách quan. Trong một cuốn sách giáo khoa về quản lý tài chính có kể câu chuyện rằng, một buổi sáng sớm nọ vị tổng giám đốc bước vào phòng tài vụ, ông rút ra một phong bì và tuyên bố rằng ban giám đốc quyết định thưởng cho kế toán trưởng một chuyến du lịch nước ngoài vì sự tận tụy của cô trong quý vừa qua. Ông đưa vé máy bay và yêu cầu cô bàn giao công việc cho người được chỉ định, để đi du lịch vào ngày hôm sau. Thật ra, ngoài việc tưởng thưởng, vị tổng giám đốc còn muốn thử tài quản lý của kế toán trưởng khi cô vắng mặt và nhân dịp này kiểm tra tài chính của mình có lành mạnh không.

Theo Peter Drucker, nhà sư phạm lỗi lạc về quản trị, để công việc đạt hiệu quả, cần làm đúng việc hơn là làm việc đúng(doing the right thing is more important than doing things right). Bởi vì làm đúng việc hiệu quả còn làm việc đúng chỉ đạt được năng suất của công việc. Cần tập trung vào tính hiệu quả (xác định việc đúng để làm) sau đó mới chú trọng vào năng suất. Hơn nữa, tập trung vào tính hiệu quả của công việc còn giúp chúng ta học cách nói "không" với một số công việc không quan trọng, có thể chuyển giao cho người khác thực hiện. Nghĩa là, chúng ta nên tập trung vào những công việc chỉ có một mình ta thực hiện mà thôi.

Hỡi nhưng nhân viên tham công tiếc việc, đừng nên quên bản thân mình. Và nên nhớ những ưu tiên của cuộc đời mình để biết nói "không" với một số công việc hàng ngày.

Nhà quản lý, bạn biết mình cần phải làm gì để gìn giữ và nuôi dưỡng vốn nhân lực quý giá này cho cơ quan rồi chứ?