Có hai cách để quản lý và gửi email cho khách hàng. Bạn vừa có thể thực hiện một cách thủ công thông qua các email bình thường, như Hotmail, hay Yahoo, hoặc có thể sử dụng phần mềm xử lý tự động các thao tác.
Lựa chọn 1: Trả lời thủ công bằng cách sử dụng phần mềm Email.
Việc xác nhận bạn đã nhận được một bức thư một cách thủ công là một thao tác không mấy phức tạp liên quan đến việc gửi thư trả lời cho khách hàng của bạn và thông báo cho họ biết rằng bạn đã nhận được yêu cầu của họ và khi nào họ sẽ nhận được câu trả lời.
Ưu điểm của lựa chọn này là khả năng cá nhân hoá các email và là cơ hội để nhận ra các email có báo động đỏ “red alert” để trả lời ngay lập tức. Tuy nhiên, mặt hạn chế của lựa chọn này là đòi hỏi phải có khả năng rất cao nếu trung tâm dịch vụ khách hàng trực tuyến của bạn nhận được một khối lượng lớn các yêu cầu trong ngày. Nếu những yêu cầu đó không được đáp ứng kịp thời và chu đáo, nó sẽ gây ảnh hưởng xấu đến hoạt động kinh doanh của bạn.
Lựa chọn 2: Sử dụng hệ thống email trả lời tự động
Nếu trung tâm dịch vụ khách hàng trực tuyến là một trung tâm hoạt động có hiệu quả, bạn có thể nên cân nhắc sử dụng phần mềm trả lời tự động để giúp bạn trả lời các bức thư của khách hàng nhanh và hiệu quả hơn. Việc sử dụng một hệ thống trả lời tự động sẽ cho phép bạn và đội ngũ của bạn tập trung vào nhiệm vụ trả lời những thắc mắc và đáp ứng các yêu cầu của khách hàng thay vì tập trung vào việc xác nhận rằng bạn đã nhận được thư của họ. Mặt hạn chế là không có khả năng cá nhân hoá các bức thư hay trả lời ngay lập tức những email quan trọng hay các email “red alert”. Mặc dù vậy, nhiều thương nhân kinh doanh trên mạng vẫn mong muốn sử dụng lựa chọn này để phục vụ cho phần lớn khách hàng của họ một cách hiệu quả hơn.
Nếu bạn quyết định áp dụng công nghệ cao, bạn nên lựa chọn phần mềm trả lời tự động phù hợp với cả nhu cầu của bạn cũng như nguồn ngân sách của bạn. Phần mềm trả lời tự động có thể nằm trên PC mà bạn gửi email, hay trên máy chủ email nằm trong máy chủ web của bạn.
Các câu hỏi nên quan tâm
Trước khi đi đến quyết định lựa chọn một phương thức phù hợp với bạn, bạn cần phải đánh giá được tiềm lực hiện tại của bạn:
Đội ngũ nhân viên hiện tại. Bạn có thể dành ra một đội ngũ để trả lời email ngay lập tức khi nhận được? Nếu có, bạn có thể sử dụng lựa chọn 1.
Tính linh hoạt của máy chủ. Máy chủ web của bạn sẽ cho phép bạn cài đặt phần mềm trả lời tự động (còn được gọi là hộp thư tự động trả lời) trên máy chủ email của bạn? Nếu không, bạn chỉ có thể sử dụng phần mềm thư trả lời tự động “client-side”.
Kết nối ISP. ISP người cung cấp khả năng kết nối Internet cho cơ quan bạn có cung cấp băng thông được đòi hỏi để hỗ trợ các bức thư trả lời tự động bạn gửi đi không? Nếu không, bạn chỉ nên sử dụng phần mềm thư trả lời tự động “server-side”.
Tính an toàn của cơ quan. Bạn có thể bỏ quên ở cơ quan PC có thể log vào account email của bạn 24 giờ trong ngày? Nếu không, bạn chỉ nên dùng phần mềm trả lời tự động server-side.
Hai loại phần mềm trả lời tự động
Có rất nhiều chương trình trả lời tự động trên thị trường, từ miễn phí đến những chương trình với chi phí cao như 200 đô la mỹ. Chia thành hai loại chính:
Phần mềm Client-side
Bạn luôn có thể cài đặt phần mềm trả lời tự động trong chương trình email của bạn. Ví dụ, nếu bạn sử dụng Eudora Pro, bạn có thể lọc những bức thư đến và thiết lập một câu trả lời tự động. Tuy nhiên, hãy lưu ý rằng việc lắp đặt các tính năng trả lời tự động tại máy khách đòi hỏi bạn duy trì PC hoạt động mọi lúc với password POP được gõ vào, điều đó dẫn đến rủi ro an toàn mạng. Việc lắp đặt phần mềm này tại máy chủ hạn chế được rủi ro an toàn và cũng giảm đáng kể lưu lượng email trên máy chủ của bạn.
Phần mềm Server-side
Phần mềm trả lời tự động khách hàng có thể nhận được các email liên quan đến dịch vụ khách hàng và tự động trả lời. Loại phần mềm này từ lâu đã rất phổ biến và phần lớn các máy chủ cung cấp phần mềm này như một tính năng làm tăng thêm giá trị.
Với một máy chủ hoàn hảo bạn sẽ được MIỄN PHÍ sử dụng HỘP THƯ TRẢ LỜI TỰ ĐỘNG. Theo
thuongmaidientu.com Số lượt đọc:
4111
-
Cập nhật lần cuối:
07/01/2005 09:10:15 PM | Thông tin liên quan: Bí quyết sử dụng thư quảng cáo qua e-mail29/05/2007 10:39' AM Sử dụng thư quảng cáo điện tử sẽ giúp bạn có một cơ hội lớn trong việc đưa ra những thông điệp đều đặn với giá cả thấp đến những người quan tâm tới sản phẩm của bạn. Thách thức lớn phát sinh ở đây đó là làm thế nào để những e-mail đó được người nhận mở ra, đọc và phản hồi lại cho bạn. Quảng cáo qua E-mail - tương lai của ngành quảng cáo?24/10/2005 08:20' AM Nhìn một cách tổng thể, định hướng cho những năm tới của các chuyên gia trong lĩnh vực quảng cáo bằng e-mai là: Hãy thiết lập các mối quan hệ cá nhân! Hãy duy trì chính sách mềm dẻo, linh hoạt, hãy kết hợp các dịch vụ quảng cáo bằng thư tín thông thường với dịch vụ khách hàng Các hình thức tiếp thị bằng email04/11/2003 09:08' PM Với sự phát triển mạnh mẽ của Internet và thương mại điện tử, ngày nay người ta đã tận dụng các ưu điểm của email để ứng dụng vào công việc kinh doanh trên Internet và hình thức này đã mang lại hiệu quả khá tốt... Microsoft tặng... tiền cho người dùng tìm kiếm25/05/2008 11:43' AM Gã khổng lồ phần mềm tuyên bố sẽ khai trương một dịch vụ tìm kiếm "hoàn tiền" mới tinh, theo đó, người dùng sẽ được chiết khấu phần trăm nếu như mua hàng thông qua công cụ tìm kiếm Windows Live của hãng... Thị trường Quảng cáo trực tuyến Thế giới: Chậm chân mất phần25/02/2008 08:59' AM Năm 2007, tại Mỹ, 25,5 tỉ USD đã chạy vào túi của các đại gia trong ngành quảng cáo trực tuyến (QCTT). Tại Châu Âu hay Trung Quốc, các đại gia internet cũng vào mùa bội thu và đây mới là những bước khởi đầu... Quảng cáo online: chênh lệch giữa cung và cầu11/02/2008 01:04' AM Đúng như dự đoán của giới marketing, quảng cáo trực tuyến đang ngày càng phát triển. Các banner, video, công cụ tìm kiếm… đã quảng bá tên tuổi, nhãn hiệu của các công ty từ nhỏ đến lớn trên Internet. Gần đây, tạp chí The Mc Kinsey đã bày tỏ mối lo ngại về sức cung của quảng cáo on-line trước nhu cầu ngày càng cao của khách hàng Siêu hạng về đánh lừa Alexa08/12/2007 09:58' PM Lợi dụng tâm lý chuộng đánh giá xếp hạng của Alexa, nhiều trang web tiếng Việt đã đua nhau dùng mọi thủ đoạn để tăng chỉ số xếp hạng. Alexa Ranking - Chiếc thước đo méo mó05/10/2007 09:47' PM Alexa.com là một website cung cấp dịch vụ tìm kiếm, theo dõi và xếp hạng lưu lượng người truy cập cho khoảng năm triệu website hàng đầu thế giới. Tại Việt Nam, Alexa đang được coi là thước đo hàng đầu về khả năng thu hút người truy cập một website Quảng cáo trực tuyến: Thị trường lớn - Cuộc chơi lớn!28/07/2007 05:54' PM Hãng dịch vụ truyền thông ZenithOptimedia dự đoán rằng trong năm 2007, số tiền chi cho quảng cáo trực tuyến trên toàn cầu sẽ tăng 28,2% so với mức tăng trưởng chỉ có 3,7% của các loại hình quảng cáo khác trên thị trường. Từ “tiềm năng” đến “đột phá”... Các “đại gia Internet” chạy đua quảng cáo trực tuyến27/07/2007 09:39' PM Trong cuộc đua công nghệ quảng cáo trực tuyến, các hãng lớn như Google, Yahoo, Microsoft và AOL lần lượt thâu tóm những công ty nhỏ ít tên tuổi với mức giá khó tin... |
